Lesen Sie die Informationen in diesen Abschnitten, um zu verstehen, wie die Ordnerfreigabe funktioniert und wie Ordner freigegeben werden.
Ein freigegebener Ordner ist wie jeder andere Ordner in Ihrem Kabinett, außer dass andere Personen Zugriff darauf haben und er auch in ihren Kabinetten angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Kabinett freigeben. Sie entscheiden, für wen Sie den Ordner freigeben möchten und welche Rechte Sie jedem Benutzer gewähren möchten. Anschließend können Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner veröffentlichen, vorhandene Elemente in den Ordner ziehen und Diskussionsthreads erstellen.
Wenn Sie einen Ordner freigeben, werden standardmäßig alle Unterordner automatisch freigegeben. Die maximale Anzahl an Unterordnern, die in einem einzelnen freigegebenen Ordner enthalten sein können, beträgt 400.
HINWEIS:Wenn Sie alle Unterordner freigeben, sind Sie die einzige Person, die der Struktur der freigegebenen Ordner weitere freigegebene Ordner hinzufügen kann.
Sie können keine Systemordner freigeben, zu denen die Ordner „Mailbox“, „Kalender“, „Dokumente“, „Gesendete Objekte“, „Aufgabenliste“, „Kontakte“, „Kabinett“, „In Bearbeitung“, „Junk-Mail“ und „Papierkorb“ gehören.
Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, haben Personen mit Rechten für den freigegebenen Ordner nicht automatisch das Recht, das Dokument zu bearbeiten. Bevor sie das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte für das Dokument erteilen Dokumentenfreigabe Tab.
Sie können persönliche Ordner für andere Benutzer freigeben. Empfänger des freigegebenen Ordners erhalten eine Benachrichtigung mit der Erklärung, dass Sie den Ordner für sie freigegeben haben. Sie können den Ordner dann annehmen oder ablehnen.
Im Remote- und Caching-Modus werden Änderungen in freigegebenen Ordnern jedes Mal aktualisiert, wenn Sie eine Verbindung zum Master-GroupWise-System herstellen.
So geben Sie einen vorhandenen Ordner oder Ordnerbaum für andere Benutzer frei:
Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf Teilen.
Wählen Geteilt mit.
Im Name Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens eines Benutzers oder klicken Sie auf das Feld Adressbuch Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Benutzer auszuwählen Adressauswahl Dialogfeld.
Wenn der Name des Benutzers im Feld angezeigt wird, klicken Sie auf Benutzer hinzufügen um den Benutzer in die zu bewegen Freigabeliste.
Klicken Sie auf den Namen des Benutzers im Freigabeliste.
Wählen Sie die gewünschten Zugriffsoptionen für den Benutzer aus.
Wiederholen Schritt 3 durch Schritt 6 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.
(Optional) Gehen Alle Unterordner freigeben Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass alle Unterordner des Ordners, den Sie freigeben, ebenfalls freigegeben werden. Benutzer haben auf Unterordner die gleichen Zugriffsrechte wie auf den übergeordneten Ordner.
HINWEIS:Wenn Sie alle Unterordner freigeben, sind Sie die einzige Person, die der Struktur der freigegebenen Ordner weitere freigegebene Ordner hinzufügen kann.
Klicken OK.
Wenn Sie möchten, dass der Ordner eine bestimmte Funktion hat, können Sie eine neue Anzeigeeinstellung erstellen. Wenn der Ordner beispielsweise für gemeinsame Diskussionen vorgesehen ist, sollten Sie eine Einstellung erstellen, die Elemente nach Antwortthread anzeigt und sowohl gesendete als auch empfangene Elemente enthält. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken Sie auf Eigenschaften, und klicken Sie dann Anzeige.
So erstellen Sie einen freigegebenen Ordner:
Klicken Sie in der Ordnerliste auf Datei>Neu>Ordner.
Wählen Freigegebener Ordner, und klicken Sie dann Nächste.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den neuen Ordner ein.
Klicken Hoch, Runter, Rechts, oder Links, um den Ordner an der gewünschten Stelle in der Ordnerliste zu positionieren, und klicken Sie dann auf Nächste.
Im Name Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens des Benutzers.
Wenn der Name des Benutzers im Feld angezeigt wird, klicken Sie auf Benutzer hinzufügen um den Benutzer in die zu bewegen Aktie Liste.
Klicken Sie auf den Namen des Benutzers im Aktie Liste.
Wählen Sie die gewünschten Zugriffsoptionen für den Benutzer aus.
Wiederholen Schritt 5 durch Schritt 8 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.
Klicken Nächste.
Geben Sie die gewünschten Anzeigeeinstellungen für den Ordner an.
Klicken Beenden.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden freigegebener Ordner.
So akzeptieren Sie einen für Sie freigegebenen Ordner:
Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf die Benachrichtigung über freigegebene Ordner.
Es erscheint eine Meldung mit dem Namen des Ordners, für den Sie Rechte erhalten haben, und der Art der Rechte, die Ihnen gewährt wurden.
Klicken Nächste.
Der Name des Ordners wird standardmäßig ausgefüllt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Namen vor.
Benutzen Sie die Hoch, Runter, Links, Und Rechts Wählen Sie mit den Tasten den Speicherort des Ordners aus.
Klicken Beenden.
So veröffentlichen Sie ein Element in einem freigegebenen Ordner:
Klicken Sie in Ihrer Ordnerliste auf den freigegebenen Ordner, um ihn zu öffnen.
Klicken Datei>Neu>Diskussion/Anmerkung.
Wenn Sie einen anderen Elementtyp veröffentlichen möchten, beispielsweise eine Aufgabe, klicken Sie auf Bearbeiten>Ändern zu, und klicken Sie dann auf einen Elementtyp.
Geben Sie einen Betreff ein.
Geben Sie Ihre Nachricht ein.
Klicken Befestigen um Dateien anzuhängen.
Klicken Post in der Symbolleiste.
Um auf ein vorhandenes Element in einem freigegebenen Ordner zu antworten, öffnen Sie das Element und klicken Sie auf Antwort, wählen Sie eine Antwortoption aus und klicken Sie dann auf OK. Sehen Auf eine E-Mail in einem freigegebenen Ordner antworten für weitere Informationen.
So zeigen Sie den Diskussionsthread in einem freigegebenen Ordner an:
Klicken Sie in einem freigegebenen Ordner auf Sicht>Anzeigeeinstellungen>Diskussionsthreads.
Um einen Diskussionsthread zu erweitern oder zu reduzieren, klicken Sie auf - und + neben dem ursprünglichen Diskussionspunkt.
Um durch die verschiedenen Diskussionen zu blättern, drücken Sie Strg+Linkspfeil oder Strg+Rechtspfeil.
So übertragen Sie den Besitz eines freigegebenen Ordners:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner und klicken Sie dann auf Teilen.
Klicken Eigentum übertragen.
Wählen Sie den neuen Besitzer des freigegebenen Ordners aus, ändern Sie den Betreff und die Nachricht, ob Sie als Teilnehmer behalten möchten.
Wenn Sie klicken Senden, erhält der neue Besitzer eine Benachrichtigung, dass er nun der Besitzer des freigegebenen Ordners ist.
So löschen Sie einen für Sie freigegebenen Ordner:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
Klicken Löschen.
Klicken Ja.
Durch das Löschen eines für Sie freigegebenen Ordners wird der Ordner nur aus Ihrer GroupWise-Mailbox gelöscht. Alle anderen Benutzer sind davon nicht betroffen. Wenn Sie jedoch derjenige sind, der den Ordner für andere freigegeben hat, wird er durch das Löschen dieses Ordners auch für alle anderen Benutzer entfernt.