Le carnet d'adresses stocke des informations sur les utilisateurs, les ressources et les organisations. Vous pouvez l'utiliser pour rechercher des informations ou ajouter des adresses électroniques à un élément que vous composez.
GroupWise WebAccess comprend une version HTML du carnet d'adresses et une version Java. Lorsque vous ouvrez le carnet d'adresses, la version Java s'affiche. Une fois que vous avez ouvert le carnet d'adresses, vous pouvez passer d'une version à l'autre.
Le carnet d'adresses se compose du carnet d'adresses système GroupWise, d'un ou plusieurs carnets d'adresses personnels, du carnet d'adresses Contacts fréquents et, éventuellement, de carnets d'adresses partagés et de carnets d'adresses LDAP.
Carnet d'adresses système GroupWise : Vous disposez d'un carnet d'adresses système GroupWise. Celui-ci inclut tous les utilisateurs qui disposent d'une boîte aux lettres GroupWise au sein de votre organisation. Vous ne pouvez pas modifier le carnet d'adresses système.
Carnets d'adresses personnels : Vous pouvez disposer de plusieurs carnets d'adresses personnels. Par défaut, GroupWise WebAccess fournit un carnet d'adresses personnel prédéfini ayant pour titre votre nom. Vous pouvez utiliser votre carnet d'adresses personnel pour ajouter des adresses électroniques et des informations pour les utilisateurs, ressources ou organisations qui ne sont pas définis dans le carnet d'adresses système.
Carnet d'adresses Contacts fréquents : Vous disposez d'un carnet d'adresses Contacts fréquents. Dans la version Windows du client GroupWise, les adresses que vous avez utilisées le plus souvent ou le plus récemment sont automatiquement ajoutées au carnet d'adresses Contacts fréquents. Dans GroupWise WebAccess, vous devez ajouter les adresses manuellement à ce carnet. Les adresses ajoutées par la version Windows du client GroupWise figureront également dans le carnet d'adresses Contacts fréquents de GroupWise WebAccess.
Carnets d'adresses partagés : Dans la version Windows du client GroupWise, les utilisateurs peuvent partager des carnets d'adresses avec d'autres utilisateurs. Dans GroupWise WebAccess, vous ne pouvez pas partager un carnet d'adresses avec d'autres utilisateurs. En revanche, vous pouvez recevoir des carnets d'adresses partagés. Une fois que vous avez accepté un carnet d'adresses partagé, celui-ci s'affiche dans votre liste de carnets d'adresses avec votre carnet d'adresses système, votre carnet d'adresses personnel et le carnet d'adresses Contacts fréquents.
Carnets d'adresses LDAP : Si votre administrateur système GroupWise a mis en oeuvre LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pour permettre l'accès à d'autres carnets d'adresses, le carnet d'adresses vous permet de passer d'un carnet d'adresses GroupWise (carnet d'adresses système, carnet d'adresses personnel, Contacts fréquents et carnets d'adresses partagés) à un carnet d'adresses LDAP. Vous pouvez utiliser les carnets d'adresses LDAP pour indiquer une adresse dans un élément et rechercher des informations sur l'utilisateur.
Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses.
Par défaut, le carnet d'adresses ouvre les carnets d'adresses GroupWise. Si votre administrateur système GroupWise a activé LDAP, vous pouvez cliquer sur Carnet d'adresses LDAP pour effectuer des recherches dans les carnets d'adresses LDAP.
Dans la liste des carnets d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez effectuer des recherches.
Pour GroupWise, vous pouvez choisir le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents ou un carnet d'adresses personnel. Pour LDAP, vous pouvez choisir tout carnet d'adresses LDAP qui a été défini par l'administrateur système GroupWise.
Sélectionnez le nombre d'entrées que vous souhaitez afficher en même temps. Par défaut, 25 entrées s'affichent.
Pour lister les premières entrées (25, par défaut) du carnet d'adresses sélectionné, laissez les zones de critères de recherche vides.
ou
Pour rechercher une entrée spécifique, utilisez les zones de critères afin de définir les informations et les champs du carnet d'adresses sur lesquels devra porter la recherche.
GroupWise WebAccess prend en charge les symboles * (astérisque) et ? (point d'interrogation). Lorsque vous effectuez une recherche sur un champ, vous pouvez utiliser * pour représenter plusieurs caractères, et ? pour représenter un caractère. Dans le carnet d'adresses Java, par exemple, si vous définissez le critère " Le prénom commence par jo* ", la recherche renverra toutes les entrées pour lesquelles le prénom commence par JO (Joël, José, Josiane, etc.). Si vous définissez le critère " Le nom contient s?n ", la recherche renverra toutes les entrées pour lesquelles le nom contient un S et un N séparés par un autre caractère (Sanders, Johannson, Larsen, etc.).
Les carnets d'adresses HTML et LDAP vous permettent d'entrer deux critères de recherche. Le carnet d'adresses Java vous permet d'en entrer davantage. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Recherche avancée.
Cliquez sur Rechercher dans le carnet (ou sur Rechercher) pour afficher la liste des entrées qui correspondent à vos critères de recherche.
Si vous décidez d'envoyer un élément à un utilisateur que vous avez trouvé, vous pouvez cliquer sur Dest., CC ou CM pour indiquer le type de destinataire, puis sur Message pour ouvrir un nouvel élément.
Spécification d'une adresse dans un élément
Ouvrez un nouvel élément.
Cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses.
Par défaut, le carnet d'adresses ouvre les carnets d'adresses GroupWise. Si votre administrateur système GroupWise a activé LDAP, vous pouvez cliquer sur Carnet d'adresses LDAP pour effectuer des recherches dans les carnets d'adresses LDAP.
Dans la liste des carnets d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez effectuer des recherches.
Pour GroupWise, vous pouvez choisir le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents ou un carnet d'adresses personnel. Pour LDAP, vous pouvez choisir tout carnet d'adresses LDAP qui a été défini par l'administrateur système GroupWise.
Sélectionnez le nombre d'entrées que vous souhaitez afficher en même temps. Par défaut, 25 entrées s'affichent.
Pour lister les premières entrées (25, par défaut) du carnet d'adresses sélectionné, laissez les zones de critères de recherche vides.
ou
Pour rechercher une entrée spécifique, utilisez les zones de critères afin de définir les informations et les champs du carnet d'adresses sur lesquels devra porter la recherche.
GroupWise WebAccess prend en charge les symboles * (astérisque) et ? (point d'interrogation). Lorsque vous effectuez une recherche sur un champ, vous pouvez utiliser * pour représenter plusieurs caractères, et ? pour représenter un caractère. Dans le carnet d'adresses Java, par exemple, si vous définissez le critère " Le prénom commence par jo* ", la recherche renverra toutes les entrées pour lesquelles le prénom commence par JO (Joël, José, Josiane, etc.). Si vous définissez le critère " Le nom contient s?n ", la recherche renverra toutes les entrées pour lesquelles le nom contient un S et un N séparés par un autre caractère (Sanders, Johannson, Larsen, etc.).
Les carnets d'adresses HTML et LDAP vous permettent d'entrer deux critères de recherche. Le carnet d'adresses Java vous permet d'en entrer davantage. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Recherche avancée.
Cliquez sur Rechercher dans le carnet (ou sur Rechercher) pour afficher la liste des entrées qui correspondent à vos critères de recherche.
Sélectionnez l'entrée que vous souhaitez ajouter à la liste des destinataires de l'élément puis cliquez sur Dest., CC ou CM pour indiquer le type de destinataire.
Si vous utilisez le carnet d'adresses HTML ou LDAP, vous pouvez ajouter plusieurs destinataires simultanément en cochant les cases correspondantes. Dans le carnet d'adresses Java, vous devez ajouter chaque destinataire individuellement.
Lorsque vous avez terminé de sélectionner les destinataires de l'élément, cliquez sur OK pour les ajouter à l'élément.
Gestion d'un carnet d'adresses personnel
Vous pouvez disposer de plusieurs carnets d'adresses personnels. Par défaut, GroupWise WebAccess fournit un carnet d'adresses personnel prédéfini ayant pour titre votre nom. Vous pouvez utiliser votre carnet d'adresses personnel pour ajouter des adresses électroniques et des informations pour les utilisateurs, ressources ou organisations qui ne sont pas définis dans le carnet d'adresses système. Ces adresses peuvent concerner des personnes situées à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation.
Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses.
Cliquez sur Options du carnet d'adresses.
Cliquez sur Créer un carnet d'adresses pour afficher le formulaire Créer un carnet d'adresses.
Dans la zone Nom du carnet d'adresses, entrez le nom que vous souhaitez attribuer au carnet d'adresses personnel.
Si vous le souhaitez, entrez une description dans la zone correspondante.
Cette description est à votre seule intention. Elle apparaît uniquement dans le formulaire Options du carnet d'adresses.
Cliquez sur OK pour ajouter le nouveau carnet d'adresses à la liste des carnets d'adresses personnels.
Cliquez sur Fermer pour revenir au carnet d'adresses.
Ajout d'entrées dans un carnet d'adresses personnel
Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses.
Dans le carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter (ou sur Ajouter l'entrée) pour afficher le formulaire Ajouter une entrée de carnet d'adresses.
Si vous souhaitez ajouter une ressource ou une organisation, et non une personne, cliquez sur Ressource ou sur Organisation, selon le cas.
Sélectionnez le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter l'entrée.
Remplissez au moins l'un des champs marqués d'un astérisque. Ceci est requis pour que l'entrée soit listée dans le carnet d'adresses.
Si vous souhaitez envoyer des messages à l'entrée, assurez-vous de remplir le champ E-mail.
Remplissez les autres champs si vous le souhaitez. Toutes les informations ajoutées s'affichent lorsque vous sélectionnez l'entrée dans le carnet d'adresses.
Cliquez sur OK pour enregistrer l'entrée dans le carnet d'adresses sélectionné.
Acceptation d'un carnet d'adresses partagé
Dans la version Windows du client GroupWise, les utilisateurs peuvent partager des carnets d'adresses avec d'autres utilisateurs. Dans GroupWise WebAccess, vous ne pouvez pas partager un carnet d'adresses avec d'autres utilisateurs. En revanche, vous pouvez recevoir des carnets d'adresses partagés. Une fois que vous avez accepté un carnet d'adresses partagé, celui-ci s'affiche dans votre liste de carnets d'adresses avec votre carnet d'adresses système, votre carnet d'adresses personnel et le carnet d'adresses Contacts fréquents.
Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.
Cliquez sur la notification de carnet d'adresses partagé pour l'ouvrir.
Cliquez sur Accepter le carnet d'adresses pour ajouter le carnet d'adresses à la liste des carnets d'adresses.
Vous pouvez désormais utiliser le carnet d'adresses partagé pour indiquer une adresse dans un élément ou rechercher des informations sur les utilisateurs, tout comme vous le faites avec vos propres carnets d'adresses.
Création d'un groupe personnel
Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses.
Par défaut, le carnet d'adresses ouvre les carnets d'adresses GroupWise. Si votre administrateur système GroupWise a activé LDAP, vous pouvez cliquer sur Carnet d'adresses LDAP pour y rechercher les entrées que vous souhaitez ajouter au groupe personnel.
Dans la liste Carnets d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses qui contient les entrées que vous souhaitez ajouter au groupe.
Pour GroupWise, vous pouvez choisir le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents ou un carnet d'adresses personnel. Pour LDAP, vous pouvez choisir tout carnet d'adresses LDAP qui a été défini par l'administrateur système GroupWise.
Sélectionnez le nombre d'entrées que vous souhaitez afficher en même temps. Par défaut, 25 entrées s'affichent.
Pour lister les premières entrées (25, par défaut) du carnet d'adresses sélectionné, laissez les zones de critères de recherche vides.
ou
Pour rechercher une entrée spécifique, utilisez les zones de critères afin de définir les informations et les champs du carnet d'adresses sur lesquels devra porter la recherche.
GroupWise WebAccess prend en charge les symboles * (astérisque) et ? (point d'interrogation). Lorsque vous effectuez une recherche sur un champ, vous pouvez utiliser * pour représenter plusieurs caractères, et ? pour représenter un caractère. Dans le carnet d'adresses Java, par exemple, si vous définissez le critère " Le prénom commence par jo* ", la recherche renverra toutes les entrées pour lesquelles le prénom commence par JO (Joël, José, Josiane, etc.). Si vous définissez le critère " Le nom contient s?n ", la recherche renverra toutes les entrées pour lesquelles le nom contient un S et un N séparés par un autre caractère (Sanders, Johannson, Larsen, etc.).
Les carnets d'adresses HTML et LDAP vous permettent d'entrer deux critères de recherche. Le carnet d'adresses Java vous permet d'en entrer davantage. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Recherche avancée.
Cliquez sur Rechercher dans le carnet (ou sur Rechercher) pour afficher la liste des entrées qui correspondent à vos critères de recherche.
Sélectionnez l'entrée que vous souhaitez ajouter au groupe puis cliquez sur Dest., CC ou CM pour indiquer le type de destinataire.
Si vous utilisez le carnet d'adresses HTML ou LDAP, vous pouvez ajouter plusieurs destinataires simultanément en cochant les cases correspondantes. Dans le carnet d'adresses Java, vous devez ajouter chaque destinataire individuellement.
Une fois que vous avez sélectionné les entrées à ajouter au groupe, cliquez sur Enregistrer le groupe pour afficher la boîte de dialogue correspondante.
Dans la liste Carnet d'adresses personnel, sélectionnez le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez enregistrer le groupe.
Entrez un nom et une description (facultatif) pour le groupe puis cliquez sur Enregistrer.
Le groupe est ajouté au carnet d'adresses personnel. Lorsque vous indiquez une adresse dans un élément, vous pouvez entrer le nom du groupe dans la zone Dest., CC ou CM, ou bien utiliser le carnet d'adresses pour l'inclure. L'élément sera envoyé à chaque membre du groupe.
