Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Ces fichiers peuvent se trouver sur votre disque dur, sur une disquette ou sur une unité réseau. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne verront pas les modifications.
Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne pourra pas ouvrir ni afficher la pièce jointe sans entrer le mot de passe.
Pour plus d'informations sur les documents joints qui font partie d'une bibliothèque GroupWise, reportez-vous à Référence au document jointe à un élément .
Cette section contient les rubriques suivantes :
Ouvrez un nouvel élément.
Remplissez les zones Dest., Objet et Message.
Cliquez sur Joindre un fichier dans la barre d'outils, puis recherchez et sélectionnez les fichiers à envoyer.
Pour supprimer un fichier joint, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte pas le fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.
Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.
Si le fichier que vous voulez joindre est un document stocké dans une bibliothèque GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence au document. Lorsqu'un destinataire ouvre la pièce jointe, le document de la bibliothèque s'ouvre aussi si le destinataire a le droit de l'ouvrir ou de le visualiser et si la bibliothèque est disponible.
Si l'un des destinataires ne possède pas les droits requis sur le document, s'il utilise un logiciel de messagerie qui ne prend pas en charge la bibliothèque GroupWise ou si celle-ci n'est pas disponible, seule une copie du document est ouverte. Si le destinataire modifie la copie, les modifications apportées n'affecteront pas le document stocké dans la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les droits sur les documents, reportez-vous à Partage de documents .
Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez faire glisser chacune des pièces qui y sont jointes vers un dossier ou votre bureau. Si vous déplacez une pièce jointe de type référence au document en la faisant glisser, elle se transforme en raccourci d'une référence au document ou d'une copie de document, selon les droits dont vous disposez sur le document et selon la disponibilité de la bibliothèque.
Vous pouvez recevoir un élément qui comporte une référence au document sous forme de pièce jointe lorsque vous êtes en mode Remote. Lorsque vous ouvrez la pièce jointe, le document s'ouvre à partir de votre bibliothèque Remote, même si la version du document de votre bibliothèque Remote est antérieure à celle du document de la pièce jointe. Si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, le système vous demande de vous connecter immédiatement ou ultérieurement à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer le document en question.
Vous pouvez également envoyer des éléments comportant des références aux documents sous forme de pièces jointes lorsque vous êtes en mode Remote. Cependant, si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, les destinataires qui ne disposent pas de droits suffisants sur le document de la bibliothèque principale ou ceux qui n'utilisent pas de messagerie compatible avec une bibliothèque GroupWise ne peuvent pas recevoir de copie du document.
De plus, si la bibliothèque principale n'est pas disponible, les destinataires ne peuvent pas non plus recevoir de copie du document. Dans tous les cas, vous devez, en plus de la référence au document, joindre une copie réelle du document.
Pour ajouter une référence au document à un élément sous forme de pièce jointe
Ouvrez un nouvel élément.
Remplissez les zones Dest., Objet et Message.
Cliquez avec le bouton droit sur la zone Pièces jointes, puis cliquez sur Joindre les références aux documents.
La boîte de dialogue Sélectionner un document s'affiche.
Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez joindre à l'élément.
Dans la zone Nº du doc., saisissez le numéro du document.
Si vous ne connaissez pas son numéro, cliquez sur Rechercher pour localiser le document dans la bibliothèque. Pour joindre un document affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche, cliquez sur ce document, puis cliquez sur OK.
Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version souhaitée. Si vous sélectionnez Version spécifique, entrez le numéro de la version dans la zone Nº de version.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Pour visualiser ou modifier les objets OLE incorporés à un élément reçu, le destinataire doit utiliser GroupWise pour Windows. Avec GroupWise pour Macintosh* par exemple, il n'est pas possible de visualiser les objets OLE incorporés.
Ouvrez un élément et indiquez l'adresse de ses destinataires.
Cliquez sur Fichier, sur Pièces jointes, puis sur Joindre un objet.
Pour incorporer un objet existant, cliquez sur Créer à partir du fichier, indiquez le chemin d'accès et le nom de fichier, puis cliquez sur OK. Passez à l'étape 8.
ou
Pour créer un objet et l'incorporer, suivez les étapes 4 à 8.
Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez un type d'objet.
Cliquez sur OK pour ouvrir l'application.
Créez l'objet que vous souhaitez incorporer.
Cliquez sur le menu Fichier de l'application, puis cliquez sur Quitter.
Cette étape peut différer en fonction de l'application.
Si nécessaire, terminez de préparer l'élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si les destinataires ouvrent cet objet et le modifient, ils doivent l'enregistrer sous un nouveau nom. Sinon, lorsqu'ils tenteront de fermer le message électronique, une erreur leur sera renvoyée.
Si vous avez copié un objet OLE dans le Presse-papiers, vous pouvez l'incorporer dans un élément ouvert en utilisant la commande Collage spécial du menu Éditer.
Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message au moyen d'une visionneuse. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en charge, un message d'erreur apparaît.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Cliquez sur la pièce jointe.
ou
Cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe ou Afficher dans la nouvelle fenêtre.
ou
Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier, sur Pièces jointes, puis sur Afficher.
Lorsque vous double-cliquez sur un fichier joint pour l'ouvrir, GroupWise détermine l'application à utiliser pour l'ouverture. Vous pouvez accepter l'application suggérée ou taper le chemin d'accès et le nom de fichier d'une autre application.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Double-cliquez sur la pièce jointe.
ou
Cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir ou Ouvrir avec.
ou
Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier, sur Pièces jointes, puis sur Ouvrir.