Envoi et réception d'éléments

Cette section contient les rubriques suivantes :

• Envoi de messages électroniques
• Envoi de messages téléphoniques
• Modification de la police des éléments que vous envoyez
• Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez

Envoi de messages électroniques

Les messages électroniques comportent un destinataire principal, un en-tête et une date. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.

CC (Copie carbone)

Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

CM (Copie masquée)

Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

1. Cliquez sur dans la barre d'outils.

   Vous pouvez sélectionner une autre vue de message en cliquant sur la flèche vers le bas dans l'icône .

2. Dans le champ À, entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, entrez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

   ou

   Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.

4. Saisissez l'objet du message.

5. Tapez le message.

   Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.

   Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

6. Cliquez sur Joindre un fichier dans la barre d'outils pour inclure toute pièce jointe.

7. Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.

Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche).

1. Cliquez sur Fichier, Nouveau, puis sur Message téléphonique.

   Dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique.

2. Dans le champ À, entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, entrez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

   ou

   Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

3. Entrez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.

4. Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.

5. Saisissez le message dans la zone appropriée.

   Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

6. Pour modifier le nom de l'expéditeur (remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.

7. Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.

Modification de la police des éléments que vous envoyez

Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre à l'utilisateur de savoir dans quelle vue vous avez composé l'élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

• Modification de la police dans la vue Texte brut
• Modification de la police dans la vue HTML

Modification de la police dans la vue Texte brut

1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur Afficher, puis sur Texte brut.

2. Cliquez sur la zone Message.

3. Cliquez sur Éditer, sur Police, puis une nouvelle fois sur Police.

4. Sélectionnez une police et un style de police.

5. Sélectionnez une taille.

6. Sélectionnez les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également mettre en gras, en italique ou souligner certaines parties du texte en utilisant les boutons de la barre d'outils.

Modification de la police dans la vue HTML

1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur Afficher, puis sur HTML.

2. Utilisez la barre d'outils HTML pour changer la police, ajouter des couleurs d'arrière-plan ou des images, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Vous pouvez définir une police par défaut pour les éléments que vous composez dans la vue HTML. Pour plus d'informations, reportez-vous à Affichage et composition d'éléments au format HTML.

Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Vous pouvez également obtenir que GroupWise ajoute automatiquement une carte de visite électronique (vCard*) à la fin de vos messages. GroupWise recherche les informations utilisateur vous concernant dans le carnet d'adresses et les insère à la fin de chaque message.

Cette section contient les rubriques suivantes :

• Présentation des fichiers vCard
• Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments

Présentation des fichiers vCard

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.

Pour afficher une vCard jointe à un élément, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe.

Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments

1. Pour spécifier une signature générale pour tous les éléments, cliquez sur Outils, Options, puis sur Envoyer.

2. Cliquez sur l'onglet Signature.

3. Cliquez sur Carte de visite électronique (vCard) ou sur Signature.

4. Si vous avez sélectionné Signature, saisissez le texte que vous souhaitez utiliser en tant que signature dans la zone Signature.

   ou

   Si vous avez sélectionné vCard, spécifiez un fichier .vcf ou laissez le champ vide pour que la vCard utilise les informations de la liste de votre carnet d'adresses.

5. Choisissez une option de signature.

6. Cliquez sur OK.

Vous pouvez spécifier à la fois une signature et une vCard. Si vous choisissez les deux, la signature est utilisée par défaut.