La fonction Archiver permet d'enregistrer des messages électroniques ou téléphoniques, des rendez-vous, des notes ou des tâches dans une base de données définie sur une unité locale. L'archivage des éléments libère de l'espace sur le réseau et n'encombre pas votre boîte aux lettres. Il évite également que des éléments ne soient supprimés automatiquement.
Vous pouvez afficher les éléments archivés lorsque vous le souhaitez. Vous pouvez également récupérer tout élément archivé. Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son état.
L'administrateur système peut spécifier que vos éléments soient archivés régulièrement et de façon automatique.
Lorsque vous déplacez un élément vers un dossier, il n'est pas archivé. Les options de nettoyage définies par l'administrateur affectent les éléments présents dans tous les dossiers.
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Si vous ne l'avez pas fait auparavant, spécifiez le chemin d'accès au répertoire d'archivage dans la boîte de dialogue Options. Reportez-vous à la section Spécification de l'emplacement de stockage des éléments archivés.
Sélectionnez les éléments de votre boîte aux lettres à archiver.
Cliquez sur Opérations, puis sur Déplacer vers Archives.
Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son état.
Dans la fenêtre principale, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir les archives.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Archiver.
Cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir les archives.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Archiver.
Cliquez sur l'élément que vous souhaitez récupérer des archives, sur Opérations, puis sur Déplacer vers Archives.
Cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir les archives pour fermer les archives et revenir à la fenêtre principale.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche Archiver), puis cliquez sur votre dossier utilisateur (votre nom) pour revenir au mode de GroupWise précédemment exécuté.
Les messages récupérés des archives sont replacés dans le dossier à partir duquel ils avaient été archivés. Si ce dossier a été supprimé, GroupWise en crée un nouveau.
Si votre administrateur système a défini un archivage automatique à intervalle régulier, vous ne pourrez peut-être pas modifier cette option.
Si vous, ou votre administrateur système, avez configuré l'archivage automatique des éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments du dossier Liste de contrôle seront également archivés en fonction de la date de réception initiale de l'élément, et non en fonction de la date d'échéance que vous lui avez assignée.