Gestion des contacts via la boîte aux lettres

La gestion des contacts dans GroupWise vous permet d'accéder à vos contacts, groupes, ressources et organisations à partir du dossier Contacts Contacts folder icon de la liste des dossiers.

Le dossier Contacts affiche, par défaut, toutes les entrées de votre carnet d'adresses Contacts fréquents.

Les modifications que vous effectuez dans le dossier Contacts sont également effectuées dans le carnet d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou tout autre carnet d'adresses). Toute modification apportée au carnet d'adresses est reflétée dans le dossier Contacts. Pour plus d'informations sur les carnets d'adresses, reportez-vous au Utilisation du carnet d'adresses.

Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts.

Utilisez le dossier Contacts pour afficher, mettre à jour, supprimer et ajouter des informations relatives aux contacts, groupes, ressources et organisations dans le carnet d'adresses sélectionné.

Pour afficher les contacts, groupes, ressources et organisations d'un autre carnet d'adresses, changez le carnet d'adresses affiché par le dossier Contacts.

Cette section contient les rubriques suivantes :


Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par l'icône Contact Person icon. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue.

Touche de tabulation (Tab) Objet

Contact

Cet onglet permet d'entrer le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

Cliquez sur la liste déroulante Affichage pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom, ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, entrez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (Dest., CC, CM) de l'élément.

Si vous double-cliquez sur une adresse électronique dans l'onglet Contact, une nouvelle vue de message s'affiche, adressée à ce contact.

Lorsque vous double-cliquez sur un ID défini dans un programme de messagerie instantanée pris en charge, ce programme s'ouvre automatiquement (s'il est installé) et une nouvelle conversation commence avec le contact correspondant.

Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Sélectionnez le bouton d'option correspondant au numéro de téléphone par défaut.

Bureau

Cet onglet permet d'entrer la fonction du contact, son service, son organisation, l'adresse et la boîte postale de sa société ainsi que l'adresse de son site Web.

Entrez le nom de l'organisation. S'il se trouve déjà dans votre carnet d'adresses, la fonction d'achèvement de noms le complète. Dans le cas contraire, le nom saisi sera ajouté à votre carnet d'adresses. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter des informations supplémentaires pour l'organisation.

Cliquez sur le bouton Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

Personnel

Cet onglet permet d'entrer l'adresse du domicile du contact, celle de son site Web personnel et sa date d'anniversaire.

Cliquez sur le bouton Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

Cliquez sur le bouton d'agenda pour sélectionner l'anniversaire de ce contact. Lorsque la case affichée en regard de la date est cochée, les informations se rapportant à l'anniversaire s'affichent dans l'onglet Résumé et dans la colonne Anniversaire, si celle-ci figure dans l'un des carnets d'adresses. La sélection de cette case à cocher n'ajoute pas l'anniversaire dans votre Agenda. Si vous désactivez cette case, les informations sur l'anniversaire sont disponibles uniquement dans l'onglet Personnel.

Commentaires

Cet onglet permet d'entrer des informations sur vos échanges avec ce contact. Vous pouvez insérer un tampon horaire pour chaque entrée.

Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône Groupe Group icon. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue. Pour obtenir une aide spécifique sur l'un des champs d'un onglet, cliquez sur ce champ dans la vue d'élément de groupe, puis appuyez sur Maj+F1.

Touche de tabulation (Tab) Objet

Détails

Cet onglet permet d'entrer le nom et la description d'un groupe et d'afficher ses membres. Pour supprimer le nom d'un membre du groupe, sélectionnez-le et appuyez sur Supprimer. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un nom, vous pouvez afficher des détails, supprimer ce nom ou modifier les informations des champs Dest., CC et CM.

Le bouton Membres permet d'ajouter des entrées au groupe. Pour plus d'informations, reportez-vous à Ajout et suppression de contacts d'un groupe personnel.

Gestion des ressources

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource Resource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue. Pour obtenir une aide spécifique sur l'un des champs d'un onglet, cliquez sur ce champ dans la vue d'élément de ressource, puis appuyez sur Maj+F1.

Touche de tabulation (Tab) Objet

Détails

Cet onglet permet d'entrer le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ Propriétaire, vous pouvez entrer un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Gestion des organisations

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par l'icône Organisation Organization icon. Lorsque vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue. Pour obtenir une aide spécifique sur l'un des champs d'un onglet, cliquez sur ce champ dans la vue d'élément d'organisation, puis appuyez sur Maj+F1.

Touche de tabulation (Tab) Objet

Détails

Cet onglet permet d'entrer le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal contact dans l'organisation, l'adresse, le site Web ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation.

Dans le champ Contact principal, vous pouvez entrer un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Personnes

Liste les membres de l'organisation. Il s'agit des contacts dont l'onglet Bureau inclut cette organisation.

Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous tapez dans les champs Dest., CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à taper un nom, par exemple [laquo ] Ta [raquo ], la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple [laquo ] Tatiana Humbert [raquo ]. Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par [laquo ] Tatiana-Comptabilité [raquo ].

  1. Cliquez sur le dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur l'onglet Contact.

  4. Cliquez sur le champ Affichage.

  5. Entrez un nouveau nom d'affichage.

  6. Cliquez sur OK.

    Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.