6.3 A Kapcsolatok mappa használata

A Kapcsolatok mappa használatával a címjegyzékben szereplő kapcsolatok adatai megtekinthetők, módosíthatók, bővíthetők vagy törölhetők.

A GroupWise mappalistájának Kapcsolatok mappája alapértelmezés szerint a Napi kapcsolatok címjegyzéket jeleníti meg.

A Kapcsolatok mappában végzett bármilyen módosítást a rendszer a mappához rendelt címjegyzékben (a Napi kapcsolatok vagy más címjegyzékben) is végrehajtja.

A mappalista megjeleníti a Kapcsolatok mappa alatt lévő összes személyes címjegyzék listáját is. Másik címjegyzéket úgy választhat ki gyorsan, hogy a kívánt címjegyzékre kattint a mappalistában.

Az eszköztár Betekintő ikonjára kattintva közvetlenül megtekintheti a kapcsolatok, a csoportok, az erőforrások vagy a szervezetek részleteit, és szerkesztésre is lehetősége van.

További információk: Kapcsolatok kezelése, Csoportok kezelése, Erőforrások kezelése és Szervezetek kezelése.

6.3.1 Kapcsolatok kezelése

A Kapcsolatok mappában látható minden egyes kapcsolat mellett megjelenik a Személy ikon. Amikor duplán rákattint egy kapcsolatra, a tételnézetben megjelennek a kapcsolat adatai.

Partner hozzáadása

Egy kapcsolatot a Napi kapcsolatok címjegyzékbe vagy egy személyes címjegyzékbe is felvehet.

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki azt a személyes címjegyzéket, amelybe fel kívánja venni a kapcsolatot.

  3. Kattintson a Kapcsolatok ikon melletti legördítő nyílra, majd kattintson a Kapcsolat lehetőségre.

  4. A névmezőkbe írja be a kapcsolat Kereszt-, Utó-, és Vezeték- nevét.

  5. A Megjelenítendő név mezőbe írja be azt a nevet, amelyet használni kíván a programban az adott személyre vonatkozóan.

    A kapcsolatlista a Megjelenítendő név mezőben látható nevet tartalmazza.

  6. Adja meg a kapcsolatra vonatkozóan nyilvántartásba venni kívánt egyéb adatokat a következő lapokra kattintva:

    Adatlap: (Ez a fül csak kapcsolat módosításakor használható) A többi oldalon szereplő információk összesítését jeleníti meg.

    Kapcsolat: Ezen az oldalon adhatja meg a kapcsolat nevét, fényképét, e-mail címét, telefonszámait, valamint gyorsüzenet-küldési azonosítóját.

    Részletek: Ezen az oldalon adhatja meg a kapcsolat alábbi adatait: foglalkozás, osztály, asszisztens, születésnap, évforduló, élettárs, gyermekek, hobbik, internetes címek.

    A kapcsolat hivatali és személyes internetes címének, vagy a szabad/foglalt információ megadásához írja be a címet a megfelelő mezőkbe.

    Cím: Ezen az oldalon adhatja meg a kapcsolat alábbi adatait: hivatali, otthoni, és egyéb címek.

    Feljegyzések: Ezen az oldalon tekintheti meg az adott kapcsolathoz kötődő feljegyzéseit, amelyeket a beírt a GroupWise Windows ügyfélben. Ez az oldal egy kapcsolati naplóként is működhet.

    Előzmények: (Ez a fül csak kapcsolat módosításakor használható) Megjeleníti az ennek a kapcsolatnak küldött vagy tőle kapott összes tételt.

  7. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Kapcsolat módosítása

A kapcsolatokhoz tartozó adatokat a Napi kapcsolatok címjegyzékben vagy egy személyes címjegyzékben is módosíthatja. Ha egy a vállalati címjegyzékben szereplő kapcsolat adatait szeretné módosítani, azt előbb át kell másolnia a saját Napi kapcsolatok címjegyzékébe vagy egy személyes címjegyzékbe.

  1. Kattintson a navigációs sor Kapcsolatok lapjára.

  2. Válassza ki a címjegyzéket, ahol módosítani kívánja a kapcsolat adatait.

  3. A kapcsolatok listájában kattintson duplán a módosítani kívánt kapcsolatra.

  4. Végezze el a szükséges módosításokat.

    Információkat a kapcsolat egyes lapokon megadható részletes adatairól itt találhat: Lépés 6 (Partner hozzáadása).

  5. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Kapcsolat törlése

A kapcsolatokat a Napi kapcsolatok címjegyzékben vagy egy személyes címjegyzékben is törölheti. A vállalati címjegyzékben szereplő kapcsolatokat nem törölheti.

  1. Kattintson a navigációs sor Kapcsolatok lapjára.

  2. Jelölje ki azt a címjegyzéket, amelyben ki szeretné törölni a kapcsolatot.

  3. Kattintson a kapcsolatra a kapcsolatlistában, majd kattintson a Törlés gombra.

Egy kapcsolat megjelenítési nevének módosítása

A megjelenítési név az a név, amelyet a program megjelenít, mikor elkezd valamit beírni az üzenet Címzett (vagy Titkos másolat vagy Másolat) mezőjébe. Mikor elkezd beírni egy nevet, például úgy kezdve, hogy "Ta", a névkiegészítő automatikusan beírja a nevet a címjegyzék felhasználásával, például "Takács Zoltán". Ha azonban a címjegyzék két Takács Zoltánt is tartalmaz, akik közül az egyik a könyvelésen, a másik a raktárban dolgozik, a nevekhez tartozó adatok megtekintése nélkül nem feltétlenül tudja eldönteni, hogy a névkiegészítő éppen kire gondolt.

Erre szolgál a megjelenítési név módosítása, így biztos lehet abban, hogy a névkiegészítő azt írta be a címzett mezőbe, akire Ön is gondolt. Ha például Ön csak a könyvelésen dolgozó Takács Zoltánnal van kapcsolatban, a megjelenítési nevet Takács--könyvelés-re módosíthatja.

  1. Kattintson a navigációs sor Kapcsolatok lapjára.

  2. Kattintson a címjegyzékre, ahol módosítani kívánja a kapcsolat adatait.

  3. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  4. A Megjelenítendő név mezőbe írja be az új nevet.

  5. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Egy adott kapcsolattal folytatott összes levelezésének áttekintése

  1. Kattintson a navigációs sor Kapcsolatok lapjára.

  2. Kattintson a használni kívánt címjegyzékre.

  3. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  4. Kattintson az Előzmények fülre.

    Megjelenik a kapcsolattól kapott vagy a neki küldött valamennyi tétel.

Kapcsolatok kölcsönhatásainak naplózása

A naplóhoz hasonlóan, ez a megjegyzés funkció rendelkezik azzal a tulajdonsággal, hogy naplózni tudja a kapcsolataival történő különböző eseményeket.

  1. Kattintson a navigációs sor Kapcsolatok lapjára.

  2. Kattintson a használni kívánt címjegyzékre.

  3. Kattintson duplán egy kapcsolatra.

  4. Kattintson a Feljegyzések fülre.

  5. Adja meg a kapcsolatra vonatkozó információkat a Megjegyzés mezőben.

  6. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

6.3.2 Csoportok kezelése

A Kapcsolatok mappában látható minden egyes csoport mellett megjelenik a Csoport ikon. Amikor duplán rákattint egy csoportra, a tételnézetben megjelennek a csoport adatai.

Címek rendezése csoportokba

A csoport olyan felhasználók vagy erőforrások listája, akiknek, illetve amelyeknek üzenetet küldhet. Csoportok alkalmazásával egy üzenetet több felhasználónak vagy erőforrásnak küldhet el, ha a csoport nevét beírja a Címzett, a Titkos másolat vagy a Másolat mezőbe Kétféle csoport létezik: közös és személyes.

A közös csoport egy felhasználókat tartalmazó lista, amelyet a GroupWise-rendszergazda hoz létre, és amely valamennyi GroupWise-felhasználó számára elérhető. Lehet például közös csoportja a könyvelési osztálynak, ekkor a könyvelési osztály minden alkalmazottja szerepel a csoportban. A közös csoportok a rendszercímjegyzékben vannak feltüntetve.

Személyes csoportokat bármelyik felhasználó létrehozhat. Ha például gyakran küld megbeszélésekre szóló meghívókat munkacsoportjának, akkor személyes csoportba foglalhatja munkatársainak címét vagy nevét, valamint a találkozó helyét (az erőforrást).

Személyes csoport létrehozása és mentése

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a Kapcsolatok fülre.

  2. Kattintson arra a személyes címjegyzékre, amelybe fel kívánja venni a csoportot.

  3. Kattintson a Csoport lehetőségre.

  4. Adja meg a következő adatokat:

    Válassza a Címjegyzék lehetőséget: Kattintson a legördülő listára, ha a csoportot a már kijelölttől eltérő címjegyzékhez kívánja hozzáadni.

    Csoport neve: Itt adhat nevet a csoportnak.

    Tagok: Kezdje el beírni a csoporthoz hozzáadni kívánt egyik tag nevét, majd kattintson a Hozzáadás gombra (vagy nyomja le az Enter billentyűt), amikor megjelenik a név. Ismételje meg a műveletet mindegyik, a csoporthoz hozzáadni kívánt felhasználóval.

    A Címválasztó elemre kattintva keresheti meg és választhatja ki a felhasználókat – ennek ismertetését itt találja: A címválasztó használata.

    Megjegyzés: Adja meg a csoportra vonatkozó esetleges megjegyzéseket, például a csoport leírását.

  5. A csoport elmentéséhez a személyes címjegyzékbe kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Csoport módosítása

A már létrehozott csoport esetében módosíthatja a csoport nevét, tagságát, illetve a hozzá tartozó megjegyzéseket.

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a Kapcsolatok fülre.

  2. Kattintson a módosítani kívánt csoportot tartalmazó személyes címjegyzékre.

  3. Kattintson duplán a módosítani kívánt csoportra.

    A csoportokat a Csoport ikon jelöli.

  4. Végezze el a kívánt módosításokat, majd kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Kapcsolatok felvétele egy csoportba

Ha kapcsolatokat ad hozzá egy csoporthoz, például egy vállalati címlistához, a GroupWise rendszergazdája által biztosított megfelelő jogokkal kell rendelkeznie.

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a Kapcsolatok fülre.

  2. Kattintson a hozzáadni kívánt kapcsolatok célcsoportját tartalmazó személyes címjegyzékre.

  3. Kattintson duplán a csoportra, amelyikhez kapcsolatokat kíván hozzáadni.

    A csoportokat a Csoport ikon jelöli.

  4. A Tagok részben kezdje el beírni a csoporthoz hozzáadni kívánt egyik tag nevét, majd kattintson a Hozzáadás gombra (vagy nyomja le az Enter billentyűt), amikor megjelenik a név.

    Ismételje meg ezt a lépést mindegyik, a csoporthoz hozzáadni kívánt felhasználóval.

  5. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Kapcsolat törlése egy csoportból

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a Kapcsolatok fülre.

  2. Kattintson a személyes címjegyzékre, amelyikben az eltávolítani kívánt kapcsolatokat tartalmazó csoport szerepel.

  3. Kattintson duplán a csoportra, amelyikből kapcsolatokat kíván eltávolítani.

    A csoportokat a Csoport ikon jelöli.

  4. Jelölje ki a Tagok részben azokat a felhasználókat, akiket el kíván távolítani a csoportból, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

  5. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Tételek címzése egy csoportnak

  1. Kattintson az eszköztár Cím gombjára a megfelelő tételnézetben.

    Megjelenik a Címválasztó.

  2. Adja meg a csoport nevét, amelyiknek a tételt küldeni kívánja, majd kattintson az Keresés gombra.

  3. (Nem kötelező) Kattintson a Pluszjel ikonra a keresés név, utónév, vezetéknév és osztály szerinti, illetve kezdete, egyenlő, nem egyenlő, valamint címjegyzék és bejegyzéstípus szerinti finomításához.

  4. Válasszon egy csoportot, majd kattintson a Címzett, Másolat vagy Titkos másolat gombra.

  5. A tételhez való visszatéréshez kattintson az OK gombra.

Csoportinformáció megjelenítése

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a Kapcsolatok fülre.

  2. Kattintson a címjegyzékre, amelyben a megtekinteni kívánt adatokhoz tartozó csoport szerepel.

  3. Kattintson duplán arra a csoportra, amelyiknek az adatait meg kívánja tekinteni.

  4. Amikor befejezte az adatok megtekintését, kattintson a Mégse gombra.

6.3.3 Erőforrások kezelése

Az erőforrások találkozókra és más célokra beütemezhető tételek. Erőforrások lehetnek az irodák, a kivetítők, az autók stb. A GroupWise rendszergazdája azáltal határozza meg az erőforrást, hogy azonosító nevet ad neki és egy felhasználóhoz rendeli. Az erőforrások ugyanúgy szerepelhetnek az időpontkeresésekben, mint a felhasználók. Az erőforrás azonosítója kerül a Címzett mezőbe.

Az erőforrás kezeléséhez rendelt felhasználó az erőforrás tulajdonosa. Az erőforrás tulajdonosa felel az erőforrás-igénylések elfogadásáért vagy elutasításáért. A tulajdonosnak erre teljes helyettesítési joga alapján van lehetősége. Az erőforrás tulajdonosaként jogosult az erőforrásra benyújtott igénylések fogadására.

A Kapcsolatok mappában látható minden erőforrás mellett megjelenik az Erőforrás ikon. Amikor rákattint egy erőforrásra, a tételnézetben megjelennek az erőforrás adatai.

Erőforrás-igénylés elfogadása vagy elutasítása

Erőforrás-igénylést csak akkor bírálhat el, ha Ön az erőforrás tulajdonosa, és rendelkezik írási és olvasási joggal.

  1. A WebAccess főoldalán kattintson az eszköztár Helyettesítés ikonjára.

  2. Kattintson a saját erőforrásra.

    Ha az Ön saját erőforrása nincs a listán, írja be az erőforrás nevét, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.

  3. Kattintson duplán az elutasítani vagy elfogadni kívánt tételre.

  4. Kattintson az eszköztár Elfogadás vagy Elutasítás gombjára.

Személyes erőforrás hozzáadása

Személyes erőforrást a Napi kapcsolatok címjegyzékbe vagy személyes címjegyzékbe is felvehet.

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki azt a személyes címjegyzéket, amelybe fel kívánja venni az erőforrást.

  3. Kattintson a Kapcsolat ikon melletti legördítő nyílra, majd kattintson az Erőforrás lehetőségre.

  4. A Név mezőbe írja be az erőforrás nevét.

  5. Adjon meg bármely más információt, amelyet rögzíteni kíván az erőforráshoz.

  6. A Megjegyzések mezőbe írja be az erőforrással kapcsolatos esetleges megjegyzéseit.

    Megadhatja például, hogy milyen nagy egy konferenciaterem, illetve milyen berendezések vannak benne.

  7. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Személyes erőforrás módosítása

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki a módosítani kívánt erőforrást tartalmazó személyes címjegyzéket.

  3. Kattintson duplán az erőforrásra.

  4. Végezze el a kívánt módosításokat.

  5. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Személyes erőforrás törlése

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki azt a személyes címjegyzéket, amely tartalmazza az adott erőforrást, majd keressen rá az erőforrásra.

  3. Jelölje ki az erőforrást, majd kattintson a Törlés pontra.

6.3.4 Szervezetek kezelése

A Kapcsolatok mappában látható minden szervezet mellett megjelenik a Szervezet ikon Szervezet ikon. Amikor rákattint egy szervezetre, a tételnézetben megjelennek a szervezet adatai.

Személyes szervezet hozzáadása

Szervezetet a Napi kapcsolatok címjegyzékbe vagy személyes címjegyzékbe is felvehet.

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki azt a személyes címjegyzéket, amelybe fel kívánja venni a szervezetet.

  3. Kattintson a Kapcsolat ikon melletti legördítő nyílra, majd kattintson a Szervezet lehetőségre.

  4. A Szervezet mezőbe írja be a szervezet nevét.

  5. Adjon meg bármely más információt, amelyet rögzíteni kíván a szervezethez.

  6. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Személyes szervezet módosítása

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki a címjegyzéket, amelyikben a módosítani kívánt szervezet szerepel.

  3. Keressen rá a szervezetre.

  4. Kattintson duplán a szervezetre.

  5. Végezze el a kívánt módosításokat.

  6. Kattintson a Mentés és bezárás lehetőségre.

Személyes szervezet törlése

  1. A WebAccess főoldalán kattintson a navigációs sor Kapcsolatok ikonjára.

  2. Jelölje ki a címjegyzéket, amelyikben a törölni kívánt szervezet szerepel.

  3. Jelölje ki a szervezetet, majd kattintson a Törlés gombra.

  4. Kattintson az OK gombra.

6.3.5 A Napi kapcsolatok használata tétel címzésekor

A Napi kapcsolatok címjegyzékből érheti el a leggyakrabban vagy legutóbb használt partneradatokat. Ha egy üzenetben címet használ, akkor az bekerül a Napi Kapcsolatok címjegyzékbe.

A Napi kapcsolatok címjegyzékbe bekerült bejegyzések addig maradnak ebben a címjegyzékben, amíg nem törli azokat. A bejegyzések az eredeti címjegyzékben is megmaradnak.

  1. Kattintson a Cím gombra egy éppen szerkesztett tétel ablakában.

    Megjelenik a Címválasztó.

  2. Kattintson a pluszjel ikonra a Keresés mező mellett.

  3. Válassza a Minden címjegyzék legördülő listában a Napi kapcsolatok beállítást.

  4. Keressen rá a kívánt felhasználókra és jelölje ki azokat.

  5. A kijelölt felhasználókra vonatkozóan kattintson a Címzett, a Másolat vagy Titkos másolat lehetőségekre.

  6. Kattintson az OK gombra.

A Napi kapcsolatok címjegyzék bezárható, de nem törölhető.

6.3.6 Levél küldése a Kapcsolatok mappában szereplő kapcsolatnak

  1. Kattintson a navigációs sáv Kapcsolatok parancsára.

  2. Kattintson az e-mail címzettjeként használni kívánt kapcsolatot tartalmazó címjegyzékre.

  3. Válassza ki az e-mail címzettjeként használni kívánt kapcsolatot, majd kattintson az eszköztár Levél küldése parancsára.

  4. Állítsa össze az üzenetet, majd kattintson a Küldés gombra.