Programando compromissos

Utilize os compromissos para programar períodos de tempo em uma data específica ou em uma faixa de datas.

Você pode utilizar a opção Ocupado para procurar por um horário em que todos os usuários e recursos desejados para um compromisso estejam disponíveis.

Esta seção contém os seguintes tópicos:


Programando um compromisso para outros usuários

  1. Clique em Appointment icon na barra de ferramentas.

  2. Na caixa Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Além disso, inclua IDs de recurso (como salas de reunião) na caixa Para, se apropriado. Se necessário, digite nomes de usuários nas caixas CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuários ou recursos em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e, em seguida, clique em OK.

  3. Para mudar o nome em De (para outra conta ou proxy), clique em From drop-down button e, em seguida, clique em um nome.

  4. Digite a descrição do local na caixa Local.

  5. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em Date icon para especificar uma data ou uma data automática para o compromisso.

  6. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  7. Digite um assunto e a mensagem.

    Se desejar, mude a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte dos itens enviados.

  8. Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários para esse compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário livre clicando em Ocupado na barra de ferramentas. Consulte Verificando quando todos estão disponíveis.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários, etc. Para isso, basta clicar na guia Opções de Envio.

  9. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.


Reprogramando um compromisso

Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários para esse compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário livre clicando em Ocupado na barra de ferramentas.

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique no compromisso a ser reprogramado.

  3. Clique em Ações e, em seguida, clique em Reenviar.

  4. Se o compromisso original possuía uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  5. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  6. Clique em Sim para recolher o item original.

Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.


Cancelando um compromisso

Você pode cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos Proxy necessários na Caixa de Correio do planejador.

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique no compromisso que você deseja cancelar.

  3. Clique em Editar e, em seguida, clique em Apagar.

  4. Se o compromisso original possuía uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  5. Clique em Todas as Caixas de Correio e, em seguida, clique em OK.


Programando um compromisso para você mesmo

Se você não estiver disponível para reuniões em certos horários, programe um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta do botão New appointment icon e, em seguida, clique em Compromisso Publicado.

    ou

    No Calendário, abra uma tela com uma Lista de Compromissos, clique em uma data e clique duas vezes em um horário na Lista de Compromissos.

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local.

  3. Especifique a data e hora de início se ainda não tiver feito isso.

  4. Se necessário, clique em Date icon para especificar uma data ou uma data automática para o compromisso.

  5. Especifique uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  6. (Opcional) Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções (como tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade) clicando na guia Opções.

  7. (Opcional) Especifique um tipo em Mostrar Compromisso Como clicando em Ações, em Mostrar Compromisso Como e em um tipo.

  8. Clique em Publicar na barra de ferramentas.


Verificando quando todos estão disponíveis

Utilize o recurso Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

Esta seção contém os seguintes tópicos:


Executando uma pesquisa por horário disponível

  1. No compromisso que estiver criando, especifique nomes de usuários e IDs de recursos na caixa Para.

  2. Especifique a primeira data possível para a reunião na caixa Data de Início.

  3. Especifique a duração da reunião.

  4. Clique em Ocupado na barra de ferramentas.

    A legenda na parte inferior da caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível mostra o significado dos vários padrões de Mostrar Compromisso Como da grade.

    Se Busy Search Information icon aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, você poderá clicar em um horário programado referente ao nome do usuário ou ao recurso na guia Horários Individuais para exibir mais informações sobre o compromisso na caixa localizada abaixo da grade de horários. Entretanto, o usuário ou o proprietário do recurso deve conceder a você, na Lista de Acesso, direitos Ler para o compromisso antes que o ícone Busy Search Information icon seja exibido. Consulte Adicionando e removendo direitos e nomes de proxy da Lista de Acesso.

    Para excluir um nome de usuário ou um recurso da pesquisa sem apagá-lo, clique na guia Horários Disponíveis e, em seguida, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para anular a seleção. A exclusão de um usuário ou de um recurso da pesquisa será útil se um usuário (como um destinatário CC) precisar ser convidado para uma reunião, mas não precisar comparecer obrigatoriamente. Para incluir um nome de usuário ou um recurso que tenha sido excluído, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para marcá-la.

  5. Para remover um usuário ou um recurso da lista Convidar para Reunião após a pesquisa, clique na guia Horários Disponíveis, clique no nome do usuário ou no recurso a ser removido, pressione Apagar e, em seguida, clique em Sim.

    Isso será útil se você desejar incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que não deseja.

  6. Conclua e envie o compromisso.

    Se você quiser realizar uma pesquisa por horário disponível antes de criar um compromisso, clique em Ferramentas e em Pesquisa por Horário Disponível. Especifique informações na caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível e clique em OK para realizar uma pesquisa por horário disponível. Quando encontrar o horário desejado para uma reunião, clique em Solicitar Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromissos e conclua o compromisso.

    Você pode mudar a faixa de pesquisa de um compromisso programando-o em Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível e mudando o número na caixa Nº de Dias a Pesquisar.