6.3 Osoitteet-kansion käyttäminen

Osoitteet-kansiossa voit tarkastella, päivittää, poistaa ja lisätä osoitekirjan osoitteiden tietoja.

Oletusarvon mukaan GroupWisen kansioluettelon Osoitteet-kansio on sama kuin Usein käytetyt osoitteet -osoitekirja.

Osoitteet-kansioon tehdyt muutokset tehdään myös vastaavaan osoitekirjaan (Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan tai muuhun osoitekirjaan).

Kansioluettelo näyttää luettelon kaikista omista osoitekirjoista Osoitteet-kansion alla. Voit valita toisen oman osoitekirjan nopeasti napsauttamalla osoitekirjaa kansioluettelossa.

Napsauttamalla työkalurivillä Pikakatselu -kuvaketta voit nopeasti tarkastella ja muokata yhteyshenkilön, ryhmän, resurssin tai organisaation tietoja.

Lisätietoja on kohdissa Yhteystietojen hallitseminen, Ryhmien hallitseminen, Resurssien hallitseminen ja Organisaatioiden hallitseminen.

6.3.1 Yhteystietojen hallitseminen

Kukin Osoitteet-kansion yhteystiedoista on merkitty Henkilön kuvake -kuvakkeella. Kun kaksoisnapsautat osoitetta, osoiteviestinäkymä avautuu.

Yhteystiedon lisääminen

Voit lisätä osoitteen Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan tai omaan osoitekirjaan.

  1. Valitse WebAccessin pääsivulla siirtymäpalkista Osoitteet.

  2. Valitse osoitekirja, johon haluat lisätä osoitteen.

  3. Napsauta työkalurivillä Yhteyshenkilö-kohdan viereistä alanuolta ja valitse Yhteyshenkilö.

  4. Määritä nimikenttiin yhteyshenkilön Etunimi, Toinen nimi ja Sukunimi.

  5. Määritä Nimi näytössä -kenttään yhteyshenkilölle annettava nimi.

    Nimi näytössä -kentän tiedot tulevat osoiteluetteloon.

  6. Määritä muut tiedot, jotka haluat tallentaa yhteyshenkilöstä, napsauttamalla seuraavia välilehtiä:

    Yhteenveto: (Tämä välilehti on käytettävissä vain muokattaessa yhteyshenkilöä) Näyttää muilla sivuilla olevat tiedot tiivistelmänä.

    Yhteyshenkilö: Tällä sivulla voit määrittää yhteyshenkilön nimen, valokuvan, sähköpostiosoitteen, useita puhelinnumeroita ja pikaviesteissä käytettävän tunnuksen.

    Tiedot: Tällä sivulla voit määrittää yhteyshenkilön ammatin, osaston, avustajan, syntymäpäivän, merkkipäivän, aviopuolison, lapset, harrastukset ja yhteyshenkilöön liittyvät sähköpostiosoitteet.

    Voit määrittää Internet-osoitteen yhteyshenkilön työtietoihin, omiin tietoihin tai vapaan ja varatun ajan tietoihin kirjoittamalla osoitteen sille tarkoitettuun kenttään.

    Osoite: Tällä sivulla voit määrittää yhteyshenkilön toimisto- ja kotiosoitteen sekä muut osoitteet.

    Muistiinpanot: Tällä sivulla voit tarkastella tietoja viestinnästäsi yhteyshenkilön kanssa, jonka olet määrittänyt GroupWisen Windows-työasemaohjelmassa. Tämä sivu voi toimia yhteystiedon päiväkirjan tapaan.

    Historia: (Tämä välilehti on käytettävissä vain muokattaessa yhteyshenkilöä) Näyttää kaikki viestit, jotka olet lähettänyt tälle yhteyshenkilölle tai vastaanottanut häneltä.

  7. Valitse Tallenna ja sulje.

Osoitteen muokkaaminen

Voit muokata osoitteen tietoja Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjassa tai omassa osoitekirjassa. Jos haluat muokata yrityksen osoitekirjassa olevaa osoitetta, sinun on kopioitava osoite joko Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan tai omaan osoitekirjaan.

  1. Napsauta siirtymispalkin Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse osoitekirja, jonka osoitetta haluat muokata.

  3. Kaksoisnapsauta muokattavaa yhteyshenkilöä osoiteluettelossa.

  4. Tee tarvittavat muutokset osoitteeseen.

    Lisätietoja eri välilehtiin tallennettavista yhteystiedoista on kohdassa Vaihe 6, Yhteystiedon lisääminen.

  5. Valitse Tallenna ja sulje.

Osoitteen poistaminen

Voit poistaa osoitteen Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjasta tai omasta osoitekirjasta. Et voi poistaa osoitetta yrityksen osoitekirjasta.

  1. Napsauta siirtymispalkin Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse se osoitekirja, josta haluat poistaa yhteystietoja.

  3. Napsauta osoiteluettelossa yhteystietoja ja valitse Poista.

Yhteyshenkilön näytössä olevan nimen muuttaminen

Näytössä näkyvä nimi on nimi, joka näytetään, kun alat kirjoittaa viestin Jakelu-kenttään (tai Tiedoksi- tai Peitetysti-kenttään). Kun alat kirjoittaa nimeä, esimerkiksi "Ta", nimentäydennystoiminto täyttää loput nimestä osoitekirjassa olevalla nimellä, esimerkiksi "Tauno Penttinen". Jos osoitekirjassa on kuitenkin kaksi Tauno Penttistä, toinen talousosastolla ja toinen välinehuollossa, nimentäydennystoiminnon valitseman nimen selvittäminen voi olla hankalaa, ellet tarkasta nimeä ominaisuuksista.

Voit muuttaa näyttönimeä, mikä helpottaa tunnistamaan, minkä nimen nimentäydennys on täydentänyt. Jos esimerkiksi olet yhteydessä vain laskennassa olevan Tauno Ahon kanssa, voit muuttaa näyttönimeksi Tauno--laskenta.

  1. Napsauta siirtymispalkin Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta osoitekirjaa, jossa haluat muuttaa yhteystietoja.

  3. Kaksoisnapsauta yhteystietoja.

  4. Kirjoita uusi nimi Nimi näytössä -kenttään.

  5. Valitse Tallenna ja sulje.

Kaiken osoitteen kanssa käydyn kirjeenvaihdon tarkasteleminen

  1. Napsauta siirtymispalkin Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta osoitekirjaa, jota haluat käyttää.

  3. Kaksoisnapsauta osoitetta.

  4. Valitse Historia-välilehti.

    Näyttöön tulevat kaikki viestit, jotka olet vastaanottanut tältä yhteyshenkilöltä tai lähettänyt tälle yhteyshenkilölle.

Kirjeenvaihto yhteyshenkilöiden kanssa

Muistiinpanotoiminto voi kirjata lokiin päiväkirjan tavoin eri tapahtumat yhteystietojen kanssa.

  1. Napsauta siirtymispalkin Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta osoitekirjaa, jota haluat käyttää.

  3. Kaksoisnapsauta yhteystietoja.

  4. Valitse Muistiinpanot-välilehti.

  5. Lisää yhteyshenkilöä koskevat tiedot Kommentit-kenttään.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

6.3.2 Ryhmien hallitseminen

Kukin osoitteet-kansion ryhmistä on merkitty Ryhmä-kuvake -kuvakkeella. Kun kaksoisnapsautat ryhmää, ryhmäviestinäkymä avautuu.

Osoitteiden järjestäminen ryhmiin

Ryhmä on luettelo käyttäjistä tai resursseista, joille voit lähettää sanomia. Ryhmien avulla voit lähettää viestin useille käyttäjille tai resursseille yhdellä kertaa kirjoittamalla ryhmän nimen Vastaanottaja-, Peitetysti- tai Tiedoksi-kenttiin. Ryhmiä tai resursseja on kahta tyyppiä: yhteisiä ja omia.

Yhteinen ryhmä on GroupWise Administratorin luoma käyttäjäluettelo, ja jokainen GroupWisen käyttäjä pystyy käyttämään sitä. Kirjanpito-osasto voi esimerkiksi olla yhteinen ryhmä. Tähän ryhmään kuuluu jokainen Kirjanpito-osaston työntekijä. Yhteiset ryhmät luetellaan järjestelmän osoitekirjassa.

Oma ryhmä on ryhmä, jonka olet itse luonut. Jos esimerkiksi lähetät usein ajanvarauksen työryhmällesi, voit lisätä omaan ryhmään kunkin työntekijän osoitteen, nimen ja kokouspaikan (resurssin).

Oman ryhmän luominen ja tallentaminen

  1. Napsauta WebAccess-pääsivulla Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta omaa osoitekirjaa, johon haluat lisätä ryhmän.

  3. Valitse Ryhmä.

  4. Määritä seuraavat tiedot:

    Valitse Osoitekirja: Napsauta avattavaa luetteloa, jos haluat lisätä ryhmän johonkin toiseen kuin valittuna olevaan osoitekirjaan.

    Ryhmän nimi: Määritä ryhmän nimi.

    Jäsenet: Kirjoita ryhmään lisättävän jäsenen nimen ensimmäiset kirjaimet ja valitse Lisää (tai paina Enter-näppäintä), kun nimi tulee näkyviin. Toista sama jokaisen ryhmään lisättävän käyttäjän kohdalla.

    Valitse Osoitteenvalitsin, jos haluat sen avulla hakea ja valita käyttäjät. Katso ohjeita kohdasta Osoitteenvalitsimen käyttäminen.

    Kommentit: Kirjoita ryhmää koskevat kommentit, kuten ryhmän kuvaus.

  5. Tallenna ryhmä omaan osoitekirjaan valitsemalla Tallenna ja sulje.

Ryhmän muokkaaminen

Voit muokata luodun ryhmän nimeä, jäseniä ja kommentteja.

  1. Napsauta WebAccess-pääsivulla Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta omaa osoitekirjaa, jossa muokattava ryhmä on.

  3. Kaksoisnapsauta muokattavaa ryhmää.

    Ryhmät on merkitty Ryhmä-kuvake -kuvakkeella.

  4. Tee ryhmään haluamasi muutokset ja valitse sitten Tallenna ja sulje.

Yhteyshenkilöiden lisääminen ryhmään

Jos lisäät yhteyshenkilöitä ryhmään, esimerkiksi yrityksen jakeluluetteloon, sinulla on oltava GroupWise Administratorin myöntämät asianmukaiset valtuudet.

  1. Napsauta WebAccess-pääsivulla Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta omaa osoitekirjaa, jossa on ryhmä, johon haluat lisätä yhteystietoja.

  3. Kaksoisnapsauta ryhmää, johon haluat lisätä yhteystietoja.

    Ryhmät on merkitty Ryhmä-kuvake -kuvakkeella.

  4. Kirjoita Jäsenet-kohtaan ryhmään lisättävän jäsenen nimen ensimmäiset kirjaimet ja valitse Lisää (tai paina Enter-näppäintä), kun nimi tulee näkyviin.

    Toista tämä vaihe jokaisen ryhmään lisättävän käyttäjän kohdalla.

  5. Valitse Tallenna ja sulje.

Yhteyshenkilön poistaminen ryhmästä

  1. Napsauta WebAccess-pääsivulla Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta omaa osoitekirjaa, jossa on ryhmä, josta haluat poistaa yhteystietoja.

  3. Kaksoisnapsauta ryhmää, josta haluat poistaa yhteystietoja.

    Ryhmät on merkitty Ryhmä-kuvake -kuvakkeella.

  4. Valitse Jäsenet-kohdasta käyttäjät, jotka haluat poistaa ryhmästä, ja valitse sitten Poista.

  5. Valitse Tallenna ja sulje.

Viestien osoittaminen ryhmälle

  1. Napsauta viestinäkymässä työkalurivin Osoite-painiketta.

    Osoitteenvalitsin tulee näkyviin.

  2. Määritä sen ryhmän nimi, jolle haluat lähettää viestin, ja valitse Etsi.

  3. (Valinnainen) Napsauta Plus-kuvaketta , jos haluat rajata hakua nimen, etunimen, sukunimen tai osaston mukaan; alkaa merkeillä-, on sama kuin-, ei ole sama kuin -ehdon mukaan tai osoitekirjan ja merkintätyypin mukaan.

  4. Valitse ryhmä ja valitse Jakelu, Tiedoksi tai Peitetysti.

  5. Palaa viestinäkymään valitsemalla OK.

Ryhmän tietojen tarkasteleminen

  1. Napsauta WebAccess-pääsivulla Osoitteet-välilehteä.

  2. Napsauta osoitekirjaa, jonka sisältämän ryhmän tietoja haluat tarkastella.

  3. Kaksoisnapsauta ryhmää, jonka tietoja haluat tarkastella.

  4. Kun olet tarkistanut haluamasi tiedot, valitse Peruuta.

6.3.3 Resurssien hallitseminen

Resurssi on paikka tai esine, joka voidaan varata kokousta tai jotakin muuta tapahtumaa varten. Resurssit voivat olla huoneita, piirtoheittimiä, autoja ja niin edelleen. GroupWise Administrator määrittää resurssin antamalla sille nimen ja määrittämällä jonkun käyttäjän resurssin omistajaksi. Resursseja voidaan etsiä vapaan ajan etsinnän avulla kuten käyttäjiäkin. Resurssitunnukset kirjoitetaan Jakelu-kenttään.

Resurssin omistaja on se käyttäjä, jonka hallintaan resurssi on määritetty. Resurssin omistaja vastaa resurssia koskevien varausten hyväksymisestä ja hylkäämisestä. Käyttäjällä tulee olla täydet valtuudet resurssiin. Resurssin omistajana voit halutessasi saada ilmoituksen resurssin varauksesta.

Yhteyshenkilöt-kansion jokaisen resurssin kohdalla on Resurssi. Kun napsautat resurssia, resurssiviestinäkymä avautuu.

Resurssipyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen

Voit hyväksyä tai hylätä resurssiin kohdistuvan hakupyynnön vain, jos olet resurssin omistaja tai jos sinulle on myönnetty luku- ja kirjoitusvaltuudet.

  1. Valitse WebAccessin pääsivulla työkaluriviltä Valtuutus.

  2. Valitse omistamasi resurssi.

    Jos omistamaasi resurssia ei ole luettelossa, kirjoita omistamasi resurssin nimi ja valitse Kirjaudu.

  3. Napsauta viestiä, jonka haluat hyväksyä tai hylätä.

  4. Valitse työkaluriviltä Hyväksy tai Hylkää.

Oman resurssin lisääminen

Voit lisätä oman resurssin Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan tai omaan osoitekirjaan.

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla siirtymispalkissa Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse oma osoitekirja, johon haluat lisätä resurssin.

  3. Napsauta Yhteyshenkilö-kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitse Resurssi.

  4. Määritä resurssin nimi Nimi-kenttään.

  5. Määritä muut resurssiin liittyvät tiedot, jotka haluat tallentaa.

  6. Määritä resurssia koskevat mahdolliset kommentit Kommentit-kenttään.

    Voit esimerkiksi määrittää, kuinka suuri neuvotteluhuone on tai mitä laitteita siinä on.

  7. Valitse Tallenna ja sulje.

Oman resurssin muokkaaminen

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla siirtymispalkissa Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse oma osoitekirja, jossa muokattava resurssi on.

  3. Kaksoisnapsauta resurssia.

  4. Muokkaa tietoja.

  5. Valitse Tallenna ja sulje.

Oman resurssin poistaminen

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla siirtymispalkissa Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse oma osoitekirja, jossa resurssi sijaitsee, ja etsi resurssi.

  3. Valitse resurssi ja valitse sitten Poista.

6.3.4 Organisaatioiden hallitseminen

Kukin Osoitteet-kansion organisaatioista on merkitty Organisaatio-kuvake Organisaatio-kuvakkeella. Kun napsautat organisaatiota, organisaatioviestinäkymä avautuu.

Oman organisaation lisääminen

Voit lisätä organisaation Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan tai omaan osoitekirjaan.

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla siirtymispalkissa Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse oma osoitekirja, johon haluat lisätä organisaation.

  3. Napsauta Yhteyshenkilö-kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitse Organisaatio.

  4. Määritä organisaation nimi Organisaatio-kenttään.

  5. Määritä muut resurssiin liittyvät tiedot, jotka haluat tallentaa.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

Oman organisaation muokkaaminen

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla siirtymispalkissa Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse osoitekirja, jossa muokattava organisaatio sijaitsee.

  3. Etsi organisaatio.

  4. Kaksoisnapsauta organisaatiota.

  5. Muokkaa tietoja.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

Oman organisaation poistaminen

  1. Napsauta WebAccessin pääsivulla siirtymispalkissa Osoitteet-välilehteä.

  2. Valitse osoitekirja, jossa poistettava organisaatio sijaitsee.

  3. Napsauta organisaatiota ja valitse Poista.

  4. Valitse OK.

6.3.5 Viestin vastaanottajan määrittäminen usein käytettyjen osoitteiden avulla

Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjasta saat useimmin käyttämäsi tai äskettäin käyttämäsi nimet. Kun käytät viestissä osoitetta, merkintä kopioidaan Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan.

Kun osoite kopioidaan Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjaan, se säilyy siellä, kunnes se poistetaan sieltä. Osoite säilyy myös alkuperäisessä osoitekirjassaan.

  1. Napsauta Osoite-painiketta luomassasi viestissä.

    Osoitteenvalitsin tulee näkyviin.

  2. Napsauta Etsi-kentän vieressä olevaa Plus-kuvaketta .

  3. Valitse avattavasta Kaikki osoitekirjat -luettelosta Usein käytetyt osoitteet.

  4. Etsi ja valitse haluamasi käyttäjät.

  5. Valitse valituille käyttäjille asetukseksi Jakelu, Tiedoksi tai Peitetysti.

  6. Valitse OK.

Voit sulkea Usein käytetyt osoitteet -osoitekirjan, mutta et voi poistaa sitä.

6.3.6 Viestin lähettäminen yhteyshenkilölle Osoitteet-kansiosta

  1. Valitse siirtymispalkista Osoitteet.

  2. Napsauta osoitekirjaa, jossa olevalle yhteyshenkilölle haluat lähettää sähköpostia.

  3. Valitse yhteyshenkilö, jolle haluat lähettää sähköpostia, ja valitse työkaluriviltä Lähetä viesti.

  4. Viimeistele sähköpostiviesti ja valitse Lähetä.