Composition d'éléments

GroupWise WebAccess dispose de cinq types d'éléments : les messages électroniques, les messages téléphoniques, les rendez-vous, les notes et les tâches. Tous ces éléments peuvent être envoyés de la même façon, en utilisant le carnet d'adresses pour ajouter des adresses de destinataires dans les zones Dest., CC et CM. Vous pouvez également joindre des fichiers à chaque type d'élément et inclure des emplacements de sites Web (URL) dans la zone Objet ou la zone Message de chaque type d'élément.

Vous pouvez également regrouper ces cinq types d'éléments en deux catégories : éléments non planifiés et éléments planifiés.

• Éléments non planifiés : Les éléments non planifiés incluent les messages électroniques et téléphoniques. Ces deux types de messages vous permettent d'envoyer des messages non planifiés pour une heure ou une date spécifique.

  • Message électronique : Vous permet de spécifier un objet et un message.

  • Message téléphonique : Très similaire au message électronique, à ceci près qu'il dispose de zones d'informations concernant le correspondant, la société et le numéro de téléphone.

• Éléments planifiés : Les rendez-vous, les tâches et les notes sont des éléments planifiés, ce qui signifie qu'ils s'affichent dans l'agenda du destinataire ainsi que dans sa boîte aux lettres. Le destinataire d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note peut l'accepter ou le (la) refuser. Les éléments acceptés sont supprimés de la boîte aux lettres du destinataire et stockés dans son agenda. Les éléments refusés sont supprimés de la boîte aux lettres et de l'agenda du destinataire. En tant qu'expéditeur d'un élément planifié, vous pouvez connaître les opérations effectuées par les destinataires en vérifiant les informations d'état de l'élément.

  • Rendez-vous : Permet d'inclure l'heure, la date et le lieu du rendez-vous. Vous pouvez utiliser l'option Plages disponibles pour rechercher les heures auxquelles tous les destinataires sont libres.

  • Tâche : Permet d'indiquer le jour auquel la tâche doit s'afficher dans l'agenda du destinataire et le jour auquel elle doit être effectuée. Vous pouvez également assigner une priorité à une tâche.

  • Note : Permet d'indiquer le jour auquel la note doit s'afficher dans l'agenda du destinataire. Dans la mesure où les notes sont publiées dans l'agenda du destinataire, elles sont souvent utilisées comme rappels d'événements spécifiques, tels que les jours de congé, les dates importantes d'un projet ou les anniversaires.

Ce chapitre contient les rubriques suivantes :

• Envoi d'un message électronique
• Envoi d'un message téléphonique
• Planification d'un rendez-vous
• Assignation d'une tâche
• Rédaction d'une note
• Envoi ou réception d'un emplacement Internet

Envoi d'un message électronique

1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur .

   
   

2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires aux zones Dest., CC et CM.

   ou

   Entrez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans la zone Dest., CC ou CM. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez-les par une virgule.

3. Entrez l'objet et le contenu du message.

   Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans les zones Objet et Message.

4. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java*.

5. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

6. Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

7. Cliquez sur Envoyer.

Envoi d'un message téléphonique

Les messages téléphoniques de GroupWise sont similaires aux messages papier laissés en votre absence. Ils vous permettent de signaler à d'autres utilisateurs les appels reçus et les informations détaillées afférentes. Par contre, ils ne permettent pas d'envoyer des messages oraux.

1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur .

2. Cliquez sur Msg téléph pour transformer le message électronique en message téléphonique.

   
   

3. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires dans le champ Dest.

   ou

   Entrez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans la zone Dest. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez-les par une virgule.

4. Entrez le correspondant, la société et le numéro de téléphone.

5. Entrez le message.

   Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans la zone Message.

6. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

7. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

8. Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

9. Cliquez sur Envoyer.

Planification d'un rendez-vous

1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur pour afficher un message électronique puis cliquez sur Rendez-vous pour transformer ce message en rendez-vous.

   ou

   Dans l'Agenda HTML, cliquez sur Créer Rendez-vous.

   ou

   Dans l'Agenda Java, double-cliquez sur la liste des rendez-vous.

   
   

2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires aux zones Dest., CC et CM. Pour créer un rendez-vous personnel qui s'affiche uniquement dans votre Agenda, n'ajoutez pas de nom supplémentaire.

   ou

   Entrez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans la zone Dest., CC ou CM. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez-les par une virgule.

   Pour planifier une ressource disponible dans le carnet d'adresses, par exemple une salle de conférence, ajoutez-la à la zone Dest.

3. Entrez un lieu pour la réunion.

   Si vous avez ajouté une ressource à la zone Dest., le lieu de la réunion peut être indiqué automatiquement.

4. Indiquez le mois, le jour, l'année et l'heure de début du rendez-vous. Passez à l'étape 5.

   ou

   Cliquez sur Plages disponibles pour rechercher une heure de rendez-vous à laquelle tous les participants sont disponibles et l'insérer.

   Lorsque vous utilisez cette fonction, GroupWise liste les heures pendant lesquelles les utilisateurs dont les agendas ont été contrôlés sont disponibles pour un rendez-vous. Les plages horaires listées peuvent être plus longues que la durée indiquée. Par exemple, la plage 8 h-13 h peut être mentionnée comme horaire disponible. Si votre réunion doit durer deux heures, vous pouvez sélectionner plusieurs plages horaires disponibles, à savoir 8 h-10 h, 9 h-11 h ou 11 h-13 h. Vous pouvez choisir une heure de rendez-vous parmi les heures disponibles listées ou utiliser la première plage disponible que GroupWise sélectionne pour vous.

   Pour planifier un rendez-vous pour l'une des plages listées, cliquez sur l'heure. Passez à l'étape 6.

5. Pour définir la durée, entrez un nombre puis sélectionnez Heures, Minutes ou Jours.

   Vous pouvez utiliser des nombres entiers ou décimaux, par exemple 90 minutes ou 1,5 heure.

6. Entrez l'objet et le contenu du message.

   Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans les zones Objet et Message.

7. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

8. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre rendez-vous. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

9. Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

10. Cliquez sur Envoyer.

Assignation d'une tâche

1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur pour afficher un message électronique, puis cliquez sur Tâche pour transformer ce message en tâche.

   ou

   Dans l'Agenda HTML, cliquez sur Créer Tâche.

   ou

   Dans l'Agenda Java, double-cliquez sur la liste des tâches.

   
   

2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires aux zones Dest., CC et CM.

   ou

   Entrez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans la zone Dest., CC ou CM. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez-les par une virgule.

   Pour créer une tâche personnelle qui s'affiche uniquement dans votre Agenda, n'ajoutez que votre nom.

3. Pour la date de début, indiquez le mois, le jour et l'année auxquels vous souhaitez que la tâche s'affiche dans l'Agenda du destinataire.

4. Entrez une priorité.

   Vous pouvez entrer une lettre (par exemple, A), un chiffre (par exemple, 1) ou une combinaison de lettre et de chiffre en indiquant la lettre en premier (par exemple, A1).

5. Pour l'échéance, indiquez le mois, le jour et l'année auxquels vous souhaitez que la tâche soit terminée.

6. Entrez l'objet et le contenu du message.

   Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans les zones Objet et Message.

7. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

8. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

9. Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

10. Cliquez sur Envoyer.

Rédaction d'une note

1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur pour afficher un message électronique, puis cliquez sur Note pour transformer ce message en note.

   ou

   Dans l'Agenda HTML, cliquez sur Créer Note.

   ou

   Dans l'Agenda Java, double-cliquez sur la liste des notes.

   
   

2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires aux zones Dest., CC et CM.

   ou

   Entrez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans la zone Dest., CC ou CM. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez-les par une virgule.

   Pour créer une note personnelle qui s'affiche uniquement dans votre Agenda, n'ajoutez pas de nom supplémentaire.

3. Indiquez le mois, le jour et l'année auxquels vous souhaitez que la note s'affiche dans l'agenda du destinataire.

4. Entrez l'objet et le contenu du message.

   Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans les zones Objet et Message.

5. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

6. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre note. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

7. Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

8. Cliquez sur Envoyer.

Envoi ou réception d'un emplacement Internet

WebAccess vous permet d'envoyer à un autre utilisateur l'emplacement d'un site Web (ou URL). Il convertit toute URL indiquée dans la zone Message en raccourci pointant vers ce site Web. Le destinataire qui ouvre votre message dans WebAccess peut cliquer sur ce raccourci affiché dans la zone Pièces jointes pour ouvrir une seconde fenêtre du navigateur dans laquelle le site Web apparaît.