GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres.
Dans votre boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et faire suivre des éléments reçus. Vous pouvez organiser les éléments en leur assignant des catégories ou en créant une liste de contrôle. Vous pouvez déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la Gestion du courrier indésirable. Vous pouvez même convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.
Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, mais pas dans votre boîte aux lettres.
Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en consultant votre agenda.
Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.
En outre, tous les éléments non ouverts placés dans votre boîte aux lettres apparaissent en gras pour vous permettre d'identifier facilement les éléments et documents non encore lus. Ceci est particulièrement pratique pour les suivis de discussion réduits car cela vous évite de développer chaque thread pour vérifier s'il contient de nouveaux éléments publiés.
Utilisez l'Aperçu pour analyser le contenu de vos éléments. L'Aperçu vous fait gagner du temps car vous n'avez pas à ouvrir chaque élément. Pour les lire, il vous suffit de cliquer dessus ou d'appuyer sur la touche Bas. Si vous cliquez sur une référence au document, ce document apparaît dans l'Aperçu. Vous pouvez afficher la pièce jointe à un élément en cliquant dessus dans la liste déroulante, dans la barre d'outils de l'Aperçu. Cependant, vous ne pouvez pas afficher les pièces jointes OLE dans l'Aperçu.
Lorsque vous lisez un élément dans l'Aperçu, l'icône change pour indiquer l'état ouvert. Par exemple, l'enveloppe fermée qui représente un message électronique laisse place à une enveloppe ouverte.
Vous pouvez indiquer que l'Aperçu s'affiche pour certains dossiers chaque fois que vous les ouvrez et jamais pour d'autres dossiers.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Choisissez d'activer l'Aperçu pour tous les dossiers ou uniquement pour le dossier sélectionné, puis cliquez sur OK.
(Vous obtiendrez le même résultat en cliquant sur Outils, sur Options, en double-cliquant sur Environnement, en cliquant sur Opérations par défaut, puis en cliquant sur l'une des options du groupe Afficher ou masquer l'Aperçu pour.)
Dimensionnez la fenêtre Aperçu en faisant glisser l'un de ses angles ou en déplaçant la ligne de division horizontale vers le haut ou vers le bas.
Si vous fermez l'Aperçu après avoir redimensionné sa fenêtre, cette dernière prendra sa nouvelle taille lorsque vous l'ouvrirez de nouveau. Dimensionnez-la en faisant glisser l'un de ses angles et non en cliquant sur le bouton d'agrandissement.
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur chaque élément que vous souhaitez lire.
Pour afficher une pièce jointe, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête de l'Aperçu, puis cliquez sur la pièce jointe. L'Aperçu ne vous permet pas d'ouvrir des pièces jointes de type OLE.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre Aperçu pour sélectionner d'autres options.
Pour modifier l'affichage des informations dans l'en-tête, cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête et choisissez des options. Pour plus d'informations, reportez-vous à Personnalisation des en-têtes .
Pour fermer l'Aperçu, cliquez sur dans la barre d'outils.
Marquage d'un élément comme étant non lu
Si vous ouvrez un élément pour le lire, et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant non lu. Ce marquage met l'élément en gras et son icône représente alors l'état Non ouvert.
Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'élément voulu dans la Liste d'éléments.
Cliquez sur Opérations, puis sur Lire ultérieurement.
Le marquage d'un élément que vous avez ouvert comme étant non lu ne change en aucune manière son état dans Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et que vous l'avez marqué comme étant non lu, son expéditeur continue à le voir Ouvert dans la fenêtre Propriétés.
Modification de la police des éléments que vous recevez
Ces informations s'appliquent à la lecture d'un élément dans une vue d'élément ou dans l'Aperçu.
Ce changement de police ne se produit que lorsque vous lisez un élément. Dès que vous le fermez et que vous le rouvrez, il s'affiche dans la police système Windows par défaut ou dans celle utilisée par l'expéditeur. La police système Windows par défaut affecte tous les programmes de votre bureau. Pour changer la police système Windows par défaut, ouvrez le Panneau de configuration et modifiez les propriétés d'affichage.
Si l'élément a été composé dans une vue HTML, il est impossible de changer la police dans l'Aperçu.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Éditer, puis sur Police.
ou
Cliquez avec le bouton droit sur la fenêtre, cliquez sur Police, puis cliquez à nouveau sur Police.
Cliquez sur une police et sur un style de police.
Cliquez sur une taille.
Cliquez sur les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur OK.
Réponse aux éléments reçus
Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans avoir à créer un nouveau message ou à indiquer l'adresse du/des destinataires. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Le champ Objet de votre réponse inclut la mention Rép: avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.
Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.
Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.
Cliquez sur Répondre à l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Répondre à tous.
Pour inclure le texte du message dans votre réponse, vérifiez que Inclure le message reçu de l'expéditeur est sélectionné.
Cliquez sur OK.
Tapez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si l'élément d'origine comportait des destinataires de copies carbone ou de copies masquées et que vous choisissez de répondre à tous, votre réponse sera envoyée à tous les destinataires de copies carbone mais pas aux destinataires de copies masquées.
Réponse à un élément d'un dossier partagé
Ouvrez ou sélectionnez un élément dans le dossier partagé.
Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.
Cliquez sur une option de réponse.
Vous pouvez répondre à l'objet de discussion d'origine plutôt qu'à l'élément que vous lisez. Sinon, vous pouvez répondre à tout élément que vous lisez, que ce soit l'objet de discussion d'origine ou la réponse d'un autre utilisateur. Dans les deux cas, ces réponses sont publiées dans le dossier partagé et ne sont pas envoyées aux utilisateurs.
Si vous répondez en privé à la personne qui a écrit l'élément, votre réponse n'est pas publiée dans le dossier partagé.
Cliquez sur OK.
Tapez votre réponse, puis cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Réacheminement d'éléments à d'autres utilisateurs
Utilisez Faire suivre pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez et des références aux documents. Lorsque vous faites suivre un élément, il est envoyé sous forme de pièce jointe à un message électronique. Ce dernier contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.
Cliquez sur Opérations, puis sur Faire suivre sous forme de pièce jointe.
Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez faire suivre l'élément.
Saisissez un message (facultatif).
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le faire suivre. L'état Délégué est signalé dans la fenêtre Propriétés de l'élément, ce qui permet à l'expéditeur de savoir que vous avez transmis la responsabilité de l'élément à un autre utilisateur.
Réacheminement de plusieurs éléments
Tout en appuyant sur la touche Ctrl, cliquez sur l'élément de votre boîte aux lettres que vous voulez faire suivre.
Cliquez sur Opérations, puis sur Faire suivre sous forme de pièce jointe.
Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez faire suivre l'élément.
Saisissez un message (facultatif).
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le faire suivre. L'état Délégué est signalé dans la fenêtre Propriétés de l'élément, ce qui permet à l'expéditeur de savoir que vous avez transmis la responsabilité de l'élément à un autre utilisateur.
Utilisation de catégories pour organiser les éléments
Les catégories vous permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à tout élément, y compris un contact. Vous créez et ajoutez des catégories et pouvez identifier chaque catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la Liste d'éléments et dans l'Agenda.
Vous pouvez assigner plusieurs catégories à un élément et spécifier la catégorie principale. La couleur de la catégorie principale sera utilisée pour identifier l'élément.
Lorsque vous répondez à un élément auquel une catégorie a été assignée, la ou les mêmes catégories sont assignées à la réponse.
Quatre catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) sont disponibles pour être assignées immédiatement aux éléments. Vous pouvez les modifier et les supprimer si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi continuer à créer d'autres catégories.
Vous pouvez filtrer sur les catégories en utilisant le menu Affichage à côté de l'icône de filtre. Vous pouvez ajouter une colonne Catégorie et trier la Liste d'éléments par catégorie.\
Pour assigner rapidement une catégorie à un élément
Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, puis cliquez sur la catégorie.
Les 10 dernières catégories utilisées sont disponibles dans le menu contextuel. (Si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique.)
Pour assigner plusieurs catégories à un élément, assigner une catégorie à un nouvel élément que vous êtes en train de composer ou assigner une catégorie qui ne figure pas dans le menu contextuel,
Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, puis cliquez sur Autre.
ou
Ouvrez un élément dans la boîte aux lettres ou l'agenda, cliquez sur l'onglet Personnaliser, puis sur Modifier les catégories.
ou
Ouvrez un élément à composer, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Modifier les catégories.
Sélectionnez la case à cocher correspondant à la catégorie que vous voulez assigner.
ou
Tapez un nouveau nom de catégorie dans la zone de texte située à côté de Ajouter, puis cliquez sur Ajouter.
Pour changer la couleur d'une catégorie existante ou assigner une couleur à une nouvelle catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie, cliquez sur Éditer la couleur, cliquez sur une couleur, puis cliquez sur OK.
Pour assigner des catégories supplémentaires à cet élément, sélectionnez les cases à cocher correspondant à ces catégories.
Lorsque vous assignez plusieurs catégories à un élément, la couleur de la catégorie primaire est utilisée dans la Liste d'éléments. Lorsque vous triez la Liste d'éléments par catégorie, les éléments sont triés sur la base de leur catégorie primaire. Par défaut, la première catégorie assignée est considérée comme la catégorie primaire. Pour définir la catégorie primaire d'un élément, sélectionnez une catégorie, puis cliquez sur Primaire.
Cliquez sur OK.
Ajout d'une catégorie
Cliquez avec le bouton droit sur un élément, cliquez sur Catégories, puis cliquez sur Autre.
Tapez le nom de la catégorie dans le champ situé au bas de la boîte de dialogue Catégories.
Cliquez sur Ajouter.
Le bouton Ajouter devient actif lorsque vous commencez à taper le nom de la catégorie.
Pour assigner une couleur à une catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie dans la liste, cliquez sur Éditer la couleur, cliquez sur une couleur, puis sur OK.
Pour assigner une catégorie à l'élément sélectionné, cochez la case située à gauche du nom de la catégorie, puis cliquez sur OK.
Suppression d'une catégorie
Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, puis cliquez sur Autre.
Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur Oui, puis sur OK.
La catégorie est supprimée de la liste et de tous les éléments auxquels elle était assignée.
Attribution d'un nouveau nom à une catégorie
Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Renommer.
Entrez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
La catégorie est renommée dans la liste et pour tous les éléments auxquels elle était assignée.
Affichage de tous les éléments d'une certaine catégorie
Dans l'angle supérieur droit de votre boîte aux lettres ou d'une vue Agenda, cliquez sur le menu Afficher, puis sur le nom de la catégorie.
Les 10 dernières catégories utilisées sont disponibles dans le menu Afficher. (Si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique.)
Tous les éléments auxquels cette catégorie est assignée s'affichent.
Pour effacer la sélection, cliquez sur Afficher, puis sur Toutes les catégories.
Modification de l'objet d'un élément reçu
Ouvrez un élément de la boîte aux lettres ou de l'agenda.
Cliquez sur l'onglet Personnaliser.
Entrez un nouvel objet dans la zone de texte Mon Objet.
Cet objet personnalisé s'affiche dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda ainsi que dans la boîte aux lettres et l'agenda de tous vos mandataires. Si vous modifiez l'objet d'un élément dans un dossier partagé, les autres utilisateurs du dossier partagé continuent de voir l'objet initial.
Pour voir l'objet initial, ouvrez l'élément et lisez le contenu du champ Objet dans l'en-tête de l'élément.
Lorsque vous créez un filtre de base ou effectuez une recherche sur un mot spécifique du champ Objet, les résultats du filtre ou de la recherche indiquent les éléments dont l'objet initial ou personnalisé contient ce mot. Lorsque vous créez un filtrage avancé ou effectuez une recherche, utilisez le champ Objet pour rechercher l'objet initial et le champ Mon objet pour rechercher l'objet personnalisé.
Lorsque vous créez une règle qui vise à rechercher un mot donné dans le champ Objet, la règle effectue la recherche uniquement sur l'objet initial.
Création d'une liste de contrôle
Utilisez ce dossier pour créer une liste des tâches. Vous pouvez déplacer tous les éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce dossier et les organiser comme vous le souhaitez. Chaque élément est marqué d'une coche de sorte que vous pouvez décocher les éléments une fois que vous les avez traités.
Après avoir déplacé un élément vers le dossier Liste de contrôle, vous pouvez l'ouvrir, cliquer sur l'onglet Liste de contrôle et lui assigner une date d'échéance. Cet onglet vous permet également de le marquer comme étant effectué et de définir sa position dans la liste.
Vous pouvez également organiser les autres dossiers de la même façon que le dossier Liste de contrôle.
Le dossier Liste de contrôle est un dossier système. Il remplace le dossier Liste des tâches. Pour obtenir une comparaison entre le dossier Liste de contrôle et le dossier Liste des tâches, reportez-vous au dossier Liste de contrôle sous Liste des dossiers .
IMPORTANT : Si vous, ou votre administrateur système, avez configuré l'archivage automatique des éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments de liste de contrôle seront également archivés en fonction de la date d'origine de réception de l'élément, et non en fonction de la date d'échéance que vous lui avez assignée.
Création d'une liste de contrôle principale dans le dossier Liste de contrôle
Faites glisser les éléments vers le dossier Liste de contrôle .
Dans le dossier Liste de contrôle, les éléments s'affichent avec une case à cocher à gauche. Lorsque vous achevez un élément dans la liste de contrôle, vous pouvez le marquer comme étant effectué en sélectionnant la case à cocher.
Vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé uniquement si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.
Pour organiser les éléments dans un certain ordre, faites-les glisser à l'emplacement souhaité ou cliquez dessus, puis cliquez sur les boutons de la barre d'outils , , et .
Si ces boutons ne s'affichent pas dans la barre d'outils, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils, puis cliquez sur Contexte du dossier.
Pour assigner une date d'échéance et une position numérique (ordre) à un élément situé dans la liste de contrôle, ouvrez l'élément et ajoutez cette information dans l'onglet Liste de contrôle.
Vous pouvez également créer une zone de liste de contrôle dans un autre dossier et y faire glisser les éléments. Les éléments qui se trouvent dans la zone de liste de contrôle d'un dossier apparaissent également dans le dossier Liste de contrôle principal, même s'ils se trouvent toujours dans le dossier d'origine.
Création d'un élément dans le dossier Liste de contrôle
Cliquez sur le dossier Liste de contrôle.
Si le dossier Liste de contrôle ne contient pas d'élément, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l'icône , puis cliquez sur Message publié.
Tapez un objet et un message, puis cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Passez à l'étape 6.
ou
Si le dossier Liste de contrôle contient déjà des éléments, suivez les étapes 3 à 5 ci-dessous.
Cliquez, dans la liste de contrôle, à l'emplacement où vous voulez ajouter un élément. Par exemple, si vous voulez que l'élément soit en début de liste, cliquez sur le premier élément.
Entrez le texte de l'objet.
Lorsque vous avez terminé la saisie du texte de l'objet, appuyez sur Entrée.
L'élément que vous avez créé s'affiche en tant que message publié à l'emplacement que vous avez sélectionné et l'élément qui occupait précédemment cet emplacement descend d'un niveau dans la liste de contrôle.
Pour ajouter des informations supplémentaires, ouvrez l'élément et tapez le texte souhaité dans l'onglet Message.
Pour assigner une date d'échéance à l'élément, ouvrez-le, cliquez sur l'onglet Liste de contrôle, cliquez sur Échéance, puis cliquez sur une date.
Déplacement d'un élément vers le dossier Liste de contrôle
Cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs éléments sélectionnés, puis cliquez sur Déplacer vers le dossier Liste de contrôle.
Vous pouvez également ouvrir un élément, cliquer sur Opérations, puis sur Déplacer vers le dossier Liste de contrôle.
Les éléments sont déplacés de leur dossier d'origine vers le dossier Liste de contrôle dans lequel vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous voulez, leur assigner des dates d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc.
Vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.
Pour replacer un élément dans son dossier d'origine, faites-le glisser du dossier Liste de contrôle vers son dossier d'origine.
Marquage d'un élément pour qu'il s'affiche dans le dossier Liste de contrôle
Cette opération permet d'afficher un élément dans le dossier Liste de contrôle sans le déplacer physiquement vers ce dossier.
Cliquez sur un élément ou sélectionnez plusieurs éléments.
Cliquez sur Opérations, puis sur Afficher dans la liste de contrôle.
Vous pouvez également ouvrir un élément, cliquer sur Opérations, puis sur Afficher dans la liste de contrôle.
Les éléments demeurent dans le dossier d'origine mais s'affichent également dans le dossier Liste de contrôle dans lequel vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous voulez, assigner des dates d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc.
Vous pouvez également ouvrir ces éléments dans leur dossier d'origine afin de les marquer comme étant effectués.
Vous pouvez marquer des éléments pour qu'ils s'affichent dans le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.
Création d'une liste de contrôle dans un dossier autre que Liste de contrôle
Cliquez sur un dossier.
Cliquez sur la liste déroulante Affichage dans la barre d'outils, puis cliquez sur Liste de contrôle.
Si la liste déroulante Affichage ne s'affiche pas dans votre barre d'outils, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils, puis cliquez sur Paramètres d'affichage.
Vous pouvez également cliquer sur , puis sur Sous forme de liste de contrôle.
Au début de la Liste d'éléments de ce dossier, vous pouvez lire " Faire glisser des éléments ici pour les ajouter à la liste de contrôle ".
Sélectionnez un ou plusieurs éléments et faites-les glisser vers cette zone de la Liste d'éléments du dossier.
Une case à cocher s'affiche alors à gauche de chaque élément.
Pour organiser les éléments dans un certain ordre, faites-les glisser à l'emplacement souhaité ou cliquez dessus, puis
cliquez sur les boutons de la barre d'outils , , et .
Si ces boutons fléchés ne figurent pas dans votre barre d'outils, vous pouvez les ajouter. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils, cliquez sur Personnaliser la barre d'outils, sur Personnaliser, puis cliquez sur Opérations. Cliquez sur chaque bouton, puis cliquez sur Ajouter bouton.
Pour afficher dans ce dossier uniquement les éléments inclus dans la liste de contrôle, cliquez sur un élément du dossier, cliquez sur Opérations, sur Opérations de la liste de contrôle, puis sur Masquer les élmts qui ne figurent pas dans la liste de contrôle.
Répétez cette étape pour afficher tous les éléments du dossier.
Les éléments que vous ajoutez dans la zone de liste de contrôle du dossier s'affichent également dans la liste de contrôle principale dans le dossier Liste de contrôle.
Si vous cliquez sur un autre dossier, puis de nouveau sur ce dossier, le paramètre d'affichage par défaut s'affiche dans la liste déroulante Affichage, et non pas Liste de contrôle sauf si vous l'avez modifié. Vous pouvez le sélectionner de nouveau dans la liste déroulante Affichage ou changer le paramètre d'affichage par défaut. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur Propriétés, sur l'onglet Affichage, sur Liste de contrôle dans la liste déroulante Nom du paramètre, puis cliquez sur OK.
Si vous effectuez un tri sur ce dossier, seuls les éléments qui ne figurent pas dans la liste de contrôle sont triés.
Assignation d'une échéance à un élément du dossier Liste de contrôle
Ouvrez un élément dans le dossier Liste de contrôle.
Cliquez sur l'onglet Liste de contrôle.
Sélectionnez Échéance, puis cliquez sur une date.
Sélection ou désélection du marquage d'un élément de la liste de contrôle comme étant effectué
Cochez la case en regard de l'élément de liste de contrôle.
Délégation d'éléments
Utilisez la fonction Déléguer pour réassigner un élément planifié à un autre utilisateur. L'expéditeur peut savoir à quel utilisateur vous avez délégué l'élément dans la fenêtre Propriétés de l'élément.
Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la fenêtre principale
Dans la fenêtre principale, cliquez sur une tâche, une note ou un rendez-vous.
Cliquez sur Opérations, puis sur Déléguer.
Dans le champ Dest., entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
ou
Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.
Entrez éventuellement un commentaire complémentaire à l'attention de votre correspondant.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Cliquez sur Oui si vous voulez que cet élément reste dans votre agenda.
ou
Cliquez sur Non si vous voulez que cet élément soit supprimé de votre agenda.
Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la vue Agenda
Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit sur une tâche, une note ou un rendez-vous, puis cliquez sur Déléguer.
Dans le champ Dest., entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
ou
Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.
Entrez éventuellement un commentaire complémentaire à l'attention de votre correspondant.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Cliquez sur Oui si vous souhaitez que cet élément reste dans votre agenda.
ou
Cliquez sur Non si vous souhaitez le supprimer.
Gestion du courrier non souhaité
Utilisez la fonction Gestion du courrier indésirable pour décider du traitement des messages électroniques Internet non souhaités qui sont envoyés à votre adresse électronique GroupWise. Les courriers Internet incluent tous les messages électroniques dont l'adresse de l'expéditeur se présente sous la forme nom@domaine.com, nom@domaine.org, etc.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de message provenant d'Internet :
La gestion du courrier indésirable ne s'applique pas au courrier interne. Un courrier interne est un courrier dont l'expéditeur fait partie de votre système GroupWise et dont le champ De n'affiche que le nom de l'expéditeur, et non une adresse Internet, comme expliqué plus haut. Si vous souhaitez bloquer des messages internes ou les rediriger vers le dossier Courrier indésirable, vous pouvez utiliser des règles. (Pour plus d'informations, reportez-vous à Création de règles .)
Vous trouverez ci-dessous un exemple de message interne :
Vous disposez de trois options pour bloquer ou rejeter des courriers Internet :
Vous pouvez ajouter des adresses électroniques ou des domaines Internet entiers à une liste de blocage. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines Internet sont bloqués et n'atteignent jamais votre boîte aux lettres.
Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après @. Par exemple, dans l'adresse Henri@moncourrier.com, le domaine Internet est moncourrier.com.
Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers à une liste de courrier indésirable. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines Internet sont distribués dans le dossier Courrier indésirable de votre boîte aux lettres. Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours.
Vous pouvez spécifier que les messages électroniques qui proviennent d'utilisateurs dont les adresses ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels (dont votre carnet d'adresses Contacts fréquents et tout carnet d'adresses personnel que vous avez créé) soient envoyés vers le dossier Courrier indésirable.
Pour plus d'informations sur le dossier Courrier indésirable, reportez-vous à la section Dossier Courrier indésirable sous Liste des dossiers .
Outre la liste de blocage et la liste de courrier indésirable, il existe également une liste d'approbation. Utilisez cette liste pour ajouter des adresses électroniques ou des domaines Internet que vous ne souhaitez pas bloquer ni rediriger vers le dossier Courrier indésirable. Cette liste prime sur les deux autres listes. Par exemple, zsociete.com peut figurer dans votre liste de blocage, mais vous avez un ami dont l'adresse est monami@zsociete.com. Ajoutez l'adresse de cet ami à la liste d'approbation pour recevoir normalement ses messages.
Si vous spécifiez des options de gestion du courrier indésirable en mode Caching ou Remote, assurez-vous d'effectuer la synchronisation avec votre boîte aux lettres en ligne afin d'avoir les mêmes options lorsque vous vous loguez à GroupWise sur un autre ordinateur.
Votre administrateur système peut désactiver la gestion du courrier indésirable afin qu'elle ne soit pas disponible.
Blocage ou redirection d'un message d'un utilisateur vers le dossier Courrier indésirable
Cliquez avec le bouton droit sur un élément qui comporte une adresse Internet, cliquez sur Courrier indésirable.
Cliquez sur Rejeter l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Bloquer l'expéditeur.
Sélectionnez Rejeter les messages provenant de cette adresse ou Bloquer les messages provenant de cette adresse.
Si vous choisissez de rejeter un message, l'adresse est ajoutée à la liste de courrier indésirable. Tous les prochains messages provenant de cette adresse électronique seront distribués dans le dossier Courrier indésirable .
Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers que si une option de courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).
Si vous choisissez de bloquer un message, l'adresse est ajoutée à la liste de blocage. Aucun des prochains messages provenant de cette adresse électronique ne sera distribué dans votre boîte aux lettres.
Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez Activer la liste de courrier indésirable ou Activer la liste de blocage.
À tout moment, vous pouvez cliquer sur Outils, sur Gestion du courrier indésirable, sur Liste de courrier indésirable ou Liste de blocage, puis sur Nouveau pour ajouter une adresse électronique à la liste de courrier indésirable ou à la liste de blocage.
Blocage ou redirection d'un message d'un domaine Internet vers le dossier Courrier indésirable
Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après @. Par exemple, dans l'adresse Henri@moncourrier.com, le domaine Internet est moncourrier.com.
Cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis cliquez sur Courrier indésirable.
Cliquez sur Rejeter l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Bloquer l'expéditeur.
Sélectionnez Rejeter les messages de ce domaine Internet ou Bloquer les messages de ce domaine Internet.
Si vous choisissez de rejeter un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de courrier indésirable. Tous les prochains messages provenant de ce domaine Internet seront distribués dans le dossier Courrier indésirable .
Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers que si une option de courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).
Si vous choisissez de bloquer un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de blocage. Aucun des prochains messages provenant de ce domaine Internet ne sera distribué dans votre boîte aux lettres.
Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez Activer la liste de courrier indésirable ou Activer la liste de blocage.
À tout moment, vous pouvez cliquer sur Outils, sur Gestion du courrier indésirable, sur Liste de courrier indésirable ou Liste de blocage, puis sur Nouveau pour ajouter un domaine Internet à la liste de courrier indésirable ou à la liste de blocage.
Redirection de messages d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels vers le dossier Courrier indésirable
Cliquez sur Outils, puis sur Gestion du courrier indésirable.
Sélectionnez Activer le Courrier indésirable à l'aide du carnet d'adresses personnel.
Cliquez sur OK.
Les prochains éléments provenant d'adresses électroniques qui ne figurent pas dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents ni les autres carnets d'adresses personnels seront distribués dans le dossier Courrier indésirable. Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés après <n> jours.
Suppression d'éléments du dossier de gestion du courrier indésirable
Cliquez sur Outils, puis sur Gestion du courrier indésirable.
Cliquez sur Supprimer automatiquement les éléments __ jours après la distribution (déplacer vers la Corbeille).
Spécifiez pendant combien de temps vous souhaitez conserver les éléments dans le dossier Courrier indésirable.
Cliquez sur OK.
Pour supprimer manuellement des éléments du dossier Courrier indésirable, cliquez avec le bouton droit sur le dossier Courrier indésirable, cliquez sur Vider le dossier Courrier indésirable, puis sur Oui.
Désactivation du blocage ou de la redirection vers le dossier Courrier indésirable des messages électroniques d'un utilisateur ou d'un domaine Internet
Cliquez sur Outils, puis sur Gestion du courrier indésirable.
Cliquez sur l'onglet Liste d'approbation.
Cliquez sur Nouveau, tapez une adresse électronique ou un domaine Internet, puis cliquez sur OK.
L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou composé des deux. Par exemple, annie@idomaine.com et ANNIE@IDOMAINE.COM sont équivalents.
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine Internet. Cependant, un domaine Internet, par exemple idomaine.com, affectera tous les messages provenant de idomaine.com et tout sous-domaine en préfixe de ce domaine Internet, par exemple, offres.idomaine.com ou membres.idomaine.com. Le domaine abcidomaine.com ne sera pas affecté.
Cliquez sur OK.
Aucun des prochains éléments provenant de cette adresse électronique ou de ce domaine Internet ne sera bloqué ou distribué dans le dossier Courrier indésirable. La liste d'approbation prime sur les listes de blocage et de courrier indésirable.
Modification des listes et paramètres de gestion du courrier indésirable
Cliquez sur Outils, puis sur Gestion du courrier indésirable.
Dans l'onglet Paramètres, modifiez les paramètres souhaités. Cliquez sur , puis cliquez sur une option pour obtenir plus d'informations sur chaque option.
Cliquez sur l'onglet de la liste que vous souhaitez modifier.
Pour ajouter une adresse électronique ou un domaine Internet à une liste, cliquez sur Nouveau, tapez l'adresse électronique ou le domaine Internet, puis cliquez sur OK.
L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou composé des deux. Par exemple, annie@idomaine.com et ANNIE@IDOMAINE.COM sont équivalents.
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine Internet. Cependant, un domaine Internet, par exemple idomaine.com, affectera tous les messages provenant de idomaine.com et tout sous-domaine en préfixe de ce domaine Internet, par exemple, offres.idomaine.com ou membres.idomaine.com. Le domaine abcidomaine.com ne sera pas affecté.
Pour modifier une adresse électronique ou un domaine Internet, cliquez sur l'adresse ou le domaine Internet, cliquez sur Éditer, effectuez les modifications, puis cliquez sur OK.
Pour retirer une adresse électronique ou un domaine Internet d'une liste, cliquez dessus puis cliquez sur Retirer.
Cliquez sur OK.
Modification des types d'éléments
Vous pouvez utiliser Passer à pour convertir un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément. Vous pouvez, par exemple, transformer un message électronique de votre boîte aux lettres en rendez-vous dans votre agenda. Le nouveau rendez-vous contient toutes les informations du message électronique (telles que les zones Dest., CC et CM, l'objet et le texte du message) applicables au rendez-vous.
Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.
Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue d'élément par défaut sélectionnée dans Options - Environnement.
Modification d'un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément dont vous souhaitez modifier le type.
Cliquez sur Éditer, sur Passer à, puis sur un type d'élément.
ou
Cliquez sur Éditer, sur Passer à, sur Autre, puis sur un type d'élément. Vous pouvez choisir entre éléments publiés et éléments de groupe.
Les éléments publiés sont directement envoyés vers votre agenda. Les éléments de groupe sont envoyés aux boîtes aux lettres individuelles et aux groupes auxquels les messages sont adressés.
Entrez toutes les informations requises.
Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.
Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.
Conversion d'un élément de votre agenda en un autre type d'élément
Cliquez sur Agenda dans la liste des dossiers.
Cliquez sur l'élément à modifier dans la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes.
Faites glisser l'élément vers la liste qui correspond au type d'élément que vous souhaitez obtenir.
Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en rendez-vous.
Pour copier un rendez-vous, une tâche ou une note, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser l'élément.
Entrez toutes les informations requises.
Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.
Conversion d'un élément publié en élément de groupe
Dans votre agenda, cliquez sur un élément publié.
Cliquez sur Éditer, sur Passer à, puis sur Autre.
Cliquez sur Groupe, puis sur OK.
Entrez toutes les informations requises.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Affichage et composition d'éléments au format HTML
Dans GroupWise, vous pouvez afficher des éléments qui ont été composés en HTML par d'autres utilisateurs ou par des services d'informations Web. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel lien inclus dans l'élément et accéder aux sites Web correspondants.
Si l'ordinateur sur lequel GroupWise est installé est équipé d'Internet Explorer version 4.x ou supérieure, vous pouvez composer des messages en HTML. Une barre d'outils HTML située au-dessus de la zone Message vous permet de choisir des options HTML telles que le formatage et la couleur du texte, la création de listes, l'insertion de lignes, d'images, d'une image d'arrière-plan ainsi que de liens.
Si vous n'êtes pas satisfait de la vue Lire ou Composer (que ce soit en HTML ou en texte brut), vous pouvez la changer en ouvrant un élément, en cliquant sur Afficher, puis sur Texte brut ou HTML.
Pour modifier la vue dans un élément :
Ouvrez un élément.
Cliquez sur Afficher, puis sur Texte brut ou HTML.
Pour définir la vue par défaut :
Cliquez sur Outils, puis sur Options.
Double-cliquez sur Environnement.
Cliquez sur l'onglet Vues.
Effectuez les sélections dans les zones de groupe Vue Composer par défaut et Vue Lire par défaut.
Cliquez sur OK.
Modification de la police par défaut de la vue HTML
Si vous avez défini la vue par défaut en tant que Texte brut, la police par défaut du système Windows est utilisée pour le texte de vos messages. Toutefois, si vous choisissez le format HTML en tant que vue par défaut, les outils HTML deviennent disponibles pour vos messages entrants et sortants. Vous pouvez aussi sélectionner une police par défaut différente pour vos messages sortants.
À partir d'une vue HTML, sélectionnez le style et la taille de la police que vous voulez utiliser par défaut pour vos messages.
Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel outil de la barre d'outils HTML, puis cliquez sur Définir la police actuelle comme police par défaut.
dans la barre d'outils.
.
, 
, 
et 
. 
, puis cliquez sur Message publié.
, puis sur Sous forme de liste de contrôle.
. 
, puis cliquez sur une option pour obtenir plus d'informations sur chaque option.
