Les messages électroniques comportent un destinataire principal, un en-tête et une date. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.
CC (Copie carbone)
Les destinataires de copies carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires de copie carbone.
CM (Copie masquée)
Les destinataires de copies masquées (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires de copies masquées. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Vous pouvez sélectionner une autre vue de message en cliquant sur la flèche vers le bas située en regard de .
Dans le champ Dest., entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour ajouter d'autres utilisateurs. Si nécessaire, entrez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.
Tapez l'objet du message.
Tapez le message.
Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.
Cliquez sur Joindre un fichier dans la barre d'outils pour inclure une pièce jointe.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Envoi de messages téléphoniques
Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.
Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche). Reportez-vous à Modification des types d'éléments .
Cliquez sur Fichier, Nouveau, puis sur Message téléphonique.
Dans le champ Dest., entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour ajouter d'autres utilisateurs. Si nécessaire, entrez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
Entrez le nom, la société et le numéro de téléphone de l'expéditeur.
Cochez la case correspondant à ce message téléphonique.
Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.
Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.
Modification de la police des éléments que vous envoyez
Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre au destinataire de voir dans quelle vue vous avez composé l'élément.
Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez
Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez. Si vous disposez de plusieurs comptes, dont des comptes de groupes de discussion POP3, IMAP4 et NNTP, vous pouvez créer une signature différente pour chaque compte.
Vous pouvez également obtenir que GroupWise ajoute automatiquement une carte de visite électronique (vCard*) à la fin de vos messages. GroupWise recherche les informations utilisateur vous concernant dans le carnet d'adresses et les insère à la fin de chaque message.
Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.
Pour afficher une vCard jointe à un élément, cliquez avec le bouton droit sur l'élément, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe. Pour plus d'informations sur l'importation des données d'une vCard dans un carnet d'adresses, reportez-vous à Importation des informations d'une vCard .
Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments
Pour spécifier une signature générale pour tous les éléments, cliquez sur Outils, sur Options, puis double-cliquez sur Environnement.
ou
Pour spécifier une signature différente pour un compte POP3, IMAP4 ou de groupe de discussion (NNTP), cliquez sur Comptes, Options de compte, cliquez sur le compte dans l'onglet Message ou News, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l'onglet Signature.
Cliquez sur Carte de visite électronique (vCard) ou sur Signature.
Si vous avez sélectionné Signature, saisissez le texte que vous souhaitez utiliser en tant que signature dans la zone Signature.
ou
Si vous avez sélectionné vCard, spécifiez un fichier .vcf ou laissez le champ vide pour que la vCard utilise les informations de la liste de votre carnet d'adresses.
Choisissez une option de signature.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez spécifier à la fois une signature et une vCard.
Correction orthographique des éléments que vous envoyez
Le correcteur d'orthographe permet de rechercher dans les éléments que vous créez, les mots mal orthographiés ou dupliqués, ainsi que les erreurs de mise en majuscules.
Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer. Vous pouvez aussi choisir de remplacer le mot automatiquement ou de l'ajouter à une liste de mots personnelle.
Vous pouvez utiliser les options d'environnement pour configurer le correcteur d'orthographe afin qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.
Cliquez sur Outils, puis sur Correcteur d'orthographe.
Pour préciser la liste de mots personnelle à laquelle vous voulez ajouter des mots, cliquez sur la liste déroulante Ajouter à et sélectionnez une option.
Pour indiquer la partie de texte à vérifier, cliquez sur la liste déroulante Vérification et sélectionnez une option.
Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur l'une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Remplacer : Remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot (vous pouvez également cliquer dessus, puis cliquer sur Remplacer). Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone Remplacer, puis cliquez sur Remplacer.
Passer une fois : Ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.
Passer : Ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la fin de la vérification en cours.
Ajouter : Ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes.
Correction rapide : Définit le remplacement automatique d'un mot ou d'une locution. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur Correction rapide pour le remplacer par le texte de la zone Remplacer et ajouter ce remplacement à la liste de mots de l'utilisateur dont se sert l'outil de correction rapide (QuickCorrect*). Lorsque vous taperez de nouveau ce mot, la fonction Correction rapide le remplacera automatiquement.
Proposer : Affiche des mots ou des locutions supplémentaires dans la zone de liste Remplacements.
Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée.
Correction orthographique automatique des éléments
Vous pouvez vérifier automatiquement l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.
Cliquez sur Outils, sur Options, puis double-cliquez sur Environnement.
Cliquez sur Vérifier l'orthographe avant l'envoi, puis cliquez sur OK.
Modification de votre liste de mots personnelle
Les modifications que vous effectuez dans une liste de mots personnelle sont prises en compte uniquement si vous avez activé la Correction rapide. Dans la zone Message d'un élément que vous créez, cliquez sur Outils, sur Correction rapide, puis assurez-vous que la case Remplacer les mots au fur et à mesure de la saisie est cochée.
Pour plus d'informations sur les listes de mots personnelles, cliquez sur Outils, puis sur Correcteur d'orthographe dans un élément que vous avez créé. Dans la boîte de dialogue Outils d'aide à la rédaction, cliquez sur Personnaliser, cliquez sur Listes de mots personnelles, puis sur Aide.
Pour effectuer des modifications dans votre liste de mots personnelle :
Dans le correcteur d'orthographe, cliquez sur Personnaliser, cliquez sur Listes de mots personnelles, puis cliquez sur la liste à modifier.
Si vous n'avez pas ajouté vos propres listes, la liste de mots personnelle par défaut sera la seule liste disponible.
Pour ajouter une nouvelle entrée, tapez-la dans la zone de texte Mot/Locution, puis cliquez sur Ajouter l'entrée.
ou
Pour supprimer une entrée, sélectionnez-la puis cliquez sur Supprimer l'entrée.
ou
Pour modifier une entrée, sélectionnez-la, effectuez les modifications, puis cliquez sur Ajouter l'entrée.
Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé les modifications.
Annulation de la dernière opération sur le texte
Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.
Cliquez sur Éditer, puis sur Annuler.
Vous pouvez également annuler une opération en appuyant sur Ctrl+Z. (Pour plus d'informations sur les autres raccourcis, reportez-vous à Utilisation des raccourcis clavier .)
dans la barre d'outils.
, puis cliquez sur un nom.
