Lorsque vous créez un document dans GroupWise, vous l'ajoutez à la bibliothèque. Vous pouvez également ajouter des documents à la bibliothèque en important, en copiant ou en réintégrant un document existant.
Lorsque vous créez un document en cliquant sur Fichier > Nouveau > Document, GroupWise vous invite à sélectionner un modèle. Vous pouvez utiliser un modèle d'application, un modèle GroupWise ou un fichier du disque comme base de votre nouveau document.
Modèles
Description
Modèles d'application
Vous pouvez sélectionner une application pour créer un document à partir du fichier modèle de cette application. La zone de liste Applications comprend toutes les applications enregistrées comme contenant des modèles dans le fichier de votre registre Windows.
Modèles GroupWise
Vous pouvez sélectionner des modèles GroupWise pour utiliser un document de la bibliothèque comme base d'un nouveau document.
Tout document peut servir de modèle et vous pouvez utiliser ces modèles comme base de nouveaux documents. À chaque document est associé un type de document (mémo, note de frais, lettre, modèle, etc.). Lorsque le document est de type modèle, il apparaît dans la liste des modèles.
Fichiers utilisés comme modèles
Les fichiers modèles sont des documents qui ne figurent pas dans la bibliothèque. Vous pouvez choisir un fichier n'importe où dans votre système et l'utiliser en tant que modèle de votre nouveau document.
Si un document existe déjà dans la bibliothèque et que vous souhaitez simplement lui créer un élément dans votre boîte aux lettres, cliquez sur Fichier, sur Nouveau puis sur Référence aux documents. Vous pouvez également utiliser Rechercher pour localiser un document, puis le faire glisser vers votre boîte aux lettres ou votre dossier.
Utilisation d'un modèle d'application lors de la création d'un document
Vous pouvez créer un document à l'aide du modèle par défaut d'une application. Ainsi, vous pouvez sélectionner Word par exemple, pour créer un document Word.
Cliquez sur Fichier, sur Nouveau puis sur Document.
Cliquez sur Sélectionner une application, puis sur l'application que vous souhaitez utiliser comme modèle dans la zone de liste Applications, puis cliquez sur OK.
La zone de liste Applications contient toutes les applications recensées dans le fichier Registre Windows comme disposant de modèles.
Entrez l'objet du document.
Pour indiquer des informations complémentaires relatives au document (son auteur ou son type par exemple), cliquez sur Propriétés après avoir entré l'objet.
Cliquez sur OK.
Utilisation d'un modèle GroupWise lors de la création d'un document
Cliquez sur Fichier, sur Nouveau puis sur Document.
Cliquez sur Sélectionner un modèle GroupWise, puis sélectionnez un modèle dans la zone de liste.
Pour sélectionner un modèle provenant d'une autre bibliothèque, cliquez sur cette dernière dans la liste déroulante.
Cliquez sur OK.
Entrez l'objet du document, puis cliquez sur OK.
Pour indiquer des informations complémentaires relatives au document telles que le nom de l'auteur ou le type du document, cliquez sur Propriétés après avoir entré l'objet.
Dans le dossier en cours, double-cliquez sur la référence au document pour ouvrir le nouveau document.
Vous pouvez cliquer sur Ouvrir le document maintenant pour l'ouvrir immédiatement.
Utilisation d'un fichier comme modèle lors de la création d'un document
Cliquez sur Fichier, Nouveau puis sur Document.
Cliquez sur Sélection d'un fichier.
Entrez le nom du fichier que vous souhaitez utiliser comme modèle pour le nouveau document.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir pour le trouver.
Cliquez sur OK.
Tapez l'objet du message.
Pour indiquer des informations complémentaires relatives au document telles que le nom de l'auteur ou le type du document, cliquez sur Propriétés après avoir entré l'objet.
Cliquez sur OK.
Utilisation d'un document en tant que modèle
Tous les documents du type Modèle apparaissent dans la liste correspondante de la boîte de dialogue Nouveaux documents.
Cliquez sur la référence au document dans votre boîte aux lettres.
Cliquez sur Fichier puis sur Propriétés.
Dans la zone Type de document, entrez le modèle puis cliquez sur OK.
Création d'une référence à un document
Si un document existe déjà dans la bibliothèque, vous pouvez lui créer une référence dans votre boîte aux lettres.
Cliquez sur Fichier, sur Nouveau, puis sur Référence au document.
Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque contenant le document auquel vous voulez accéder.
Dans la zone Nº du doc., saisissez le numéro du document.
Si vous ignorez le numéro du document, servez-vous de la fonction Rechercher pour localiser le document (à condition qu'il n'ait pas été supprimé) et créer la référence correspondante dans votre boîte aux lettres ou dans votre dossier.
Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version vers laquelle vous souhaitez que pointe la référence au document.
