Vos références aux documents sont organisées dans le dossier Documents de façon à ce que vous les trouviez facilement.
Toutes les références aux documents que vous créez ou ouvrez viennent s'ajouter au dossier Documents ; si vous le spécifiez, toutes les références aux documents que vous affichez ou importez s'y ajoutent également. Vous pouvez aussi indiquer qu'aucune de ces opérations n'entraîne l'ajout d'une référence au document au dossier Documents.
Le dossier Documents ne peut contenir que des documents. Si un autre type d'élément est déplacé vers ce dossier par un client GroupWise d'une version antérieure à la version 5.5 (par exemple à partir d'une version antérieure de GroupWise Remote), l'élément sera supprimé.
Le dossier Documents contient par défaut les 20 références aux documents les plus récentes. Ce nombre peut être modifié et remplacé par une valeur comprise entre 0 et 5 000. Une fois le nombre maximal atteint, la référence au document la plus ancienne est supprimée. Vous pouvez également supprimer manuellement des références aux documents du dossier Documents. Le fait de supprimer une référence à un document n'affecte pas le document lui-même.
Dossiers Résultats de la recherche
Le dossier Documents est associé à deux dossiers Résultats de la recherche. Le dossier Créé par contient les références à tous les documents dont vous êtes l'auteur.
Le dossier Bibliothèque par défaut contient les références à tous les documents auxquels vous avez accès dans la bibliothèque par défaut. Vous pouvez modifier ou supprimer ces dossiers. Vous pouvez créer à volonté d'autres dossiers de documents Résultats de la recherche. Vous pouvez, par exemple, créer un dossier Rechercher correspondant à une bibliothèque, à un sujet, à un auteur ou à un type de document spécifique. Reportez-vous à Création d'un dossier Résultats de la recherche .
Définition des opérations qui entraînent l'ajout de références aux documents au dossier Documents
Cliquez sur le dossier Documents avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l'onglet Documents.
Cochez les cases correspondant aux opérations qui entraîneront l'ajout de références aux documents au dossier Documents.
Par défaut, les cases correspondant aux opérations Créer et Ouvrir sont cochées. Cela signifie que les références aux documents que vous ouvrirez ou créerez seront automatiquement placées dans le dossier Documents. Le fait de sélectionner l'option Visualiser entraîne le transfert vers le dossier Documents de toutes les références aux documents visualisées à l'aide de la Visionneuse et non de l'Aperçu.
Cliquez sur OK.
Modification du nombre maximal de références dans le dossier Documents
Une fois le nombre maximal de références atteint, tout ajout de nouvelle référence au dossier Documents entraîne la suppression de la référence la plus ancienne.
Cliquez sur le dossier Documents avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l'onglet Documents.
Entrez un nombre dans la zone de texte Nombre maximal de documents affichés.
La valeur maximale que vous pouvez indiquer est 5 000. Si vous souhaitez qu'aucune référence ne soit placée dans le dossier Documents, entrez 0.
