Planification des rendez-vous

Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.

Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.

Cette section contient les rubriques suivantes :


Planification d'un rendez-vous pour d'autres utilisateurs

  1. Cliquez sur Appointment icon dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ À, entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez également des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ À. Si nécessaire, entrez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateurs ou des ressources dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur souhaité, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur From drop-down button, puis cliquez sur un nom.

  4. Entrez la description du lieu dans le champ Lieu.

  5. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur Date icon pour préciser la date de début ou un rappel automatique du rendez-vous.

  6. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  7. Tapez l'objet et le contenu du message.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  8. Pour vous assurer que les personnes conviées au rendez-vous, ainsi que les ressources nécessaires, sont disponibles, effectuez une recherche de plages disponibles en cliquant sur Plages disponibles dans la barre d'outils. Reportez-vous à la section Vérification de la disponibilité de tous les participants.

    Vous pouvez spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.

  9. Cliquez sur le bouton Envoyer de la barre d'outils.


Replanification d'un rendez-vous

Pour vous assurer que les personnes conviées au rendez-vous, ainsi que les ressources nécessaires, sont disponibles, effectuez une recherche de plages disponibles en cliquant sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur les rendez-vous à replanifier.

  3. Cliquez sur Opérations, puis sur Renvoyer.

  4. S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  5. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

Pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.


Annulation d'un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur le rendez-vous à annuler.

  3. Cliquez sur Éditer, puis sur Supprimer.

  4. S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  5. Cliquez sur Toutes les boîtes aux lettres, puis sur OK.


Planification d'un rendez-vous pour vous-même

Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, planifiez un rendez-vous pendant les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche de plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ni dans celle d'un autre utilisateur.

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche du bouton New appointment icon, puis cliquez sur Rendez-vous publié.

    ou

    Dans votre Agenda, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure.

  2. (facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.

  3. Indiquez la date et l'heure de début, si vous ne l'avez pas déjà fait.

  4. Si nécessaire, cliquez sur Date icon pour spécifier une date ou un rappel automatique pour le rendez-vous.

  5. Indiquez une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  6. (facultatif) Saisissez un message.

    Vous pouvez spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous, en cliquant sur l'onglet Options.

  7. (facultatif) Indiquez un type Afficher le rendez-vous comme étant en cliquant sur Opérations, sur Afficher le rendez-vous comme étant, puis en cliquant sur un type.

  8. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.


Vérification de la disponibilité de tous les participants

Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.

Cette section contient les rubriques suivantes :


Recherche des plages disponibles

  1. Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ À.

  2. Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

  3. Précisez la durée de la réunion.

  4. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    La légende située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la signification des différents modèles Afficher le rendez-vous de la grille.

    Si l'icône Busy Search Information icon apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone située en dessous. Cependant, le propriétaire ou l'utilisateur de la ressource doit vous octroyer des droits de lecture pour ce rendez-vous dans sa liste d'accès pour que l'icône Busy Search Information icon s'affiche. Reportez-vous à la section Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès.

    Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans le supprimer, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Le fait d'exclure une personne ou une ressource d'une recherche est utile lorsqu'un utilisateur (tel qu'un destinataire CC) doit être invité à une réunion mais ne doit pas nécessairement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une ressource exclu, cochez la case correspondante.

  5. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion après avoir effectué la recherche, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, cliquez sur le nom d'utilisateur ou sur la ressource à supprimer, appuyez sur la touche Suppr, puis cliquez sur Oui.

    Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

  6. Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

    Si vous souhaitez effectuer une recherche de plages disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous, cliquez sur Outils, puis sur Plages disponibles. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur OK pour lancer la recherche. Lorsque vous trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur Réunion pour transférer les informations vers une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.

    Vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via Outils > Plages disponibles et en modifiant le nombre indiqué dans la zone Nombre de jours à examiner.