Octroi à d'autres utilisateurs des droits d'accès à votre boîte aux lettres
La fonction Mandataire permet de gérer la boîte aux lettres et l'agenda d'un autre utilisateur. Elle vous permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies.
Avant de pouvoir agir comme mandataire, deux conditions doivent être remplies. Premièrement, la personne dont vous envisagez d'être le mandataire doit vous octroyer des droits dans la liste d'accès accessible via Options. D'autre part, vous devez ajouter le nom de cet utilisateur à votre liste des mandataires de façon à pouvoir accéder à sa boîte aux lettres ou à son agenda.
Une fois ces deux conditions réunies, ouvrez votre liste des mandataires et cliquez sur le nom de la personne dont vous êtes mandataire chaque fois que vous devez gérer sa boîte aux lettres ou son agenda. Vous pouvez également gérer, via la vue multi-utilisateur de l'agenda, les agendas des utilisateurs et des ressources pour lesquels vous disposez des droits de mandataire.
Assignation de droits de mandataire à un autre utilisateur
Utilisez la liste d'accès dans Options d'accès pour assigner à d'autres utilisateurs le droit d'agir pour votre compte. Vous pouvez assigner à chacun d'eux différents droits d'accès aux informations de votre agenda et de votre messagerie. Si vous voulez autoriser les utilisateurs à visualiser des informations particulières sur vos rendez-vous lorsqu'ils effectuent une recherche des plages disponibles dans votre agenda, accordez-leur les droits Lire sur vos rendez-vous. Le tableau suivant décrit les droits que vous pouvez octroyer à d'autres utilisateurs :
Le droit
Permet à votre mandataire d'effectuer cette opération.
Lire
Lire les éléments que vous recevez. Ni ce droit ni aucun autre droit de mandataire ne permet aux mandataires de voir votre dossier Contacts.
Écrire
Créer et envoyer des éléments en votre nom, en y intégrant votre signature (si vous en avez défini une). Assigner des catégories aux éléments, modifier l'objet des éléments et utiliser des options de liste de contrôle sur les éléments.
Recevoir mes alarmes
Recevoir les alarmes qui vous sont envoyées.
Recevoir mes notifications
Recevoir une notification lorsque des éléments vous sont envoyés.
Modifier options/règles/dossiers
Changer les options de votre boîte aux lettres. Le mandataire peut modifier n'importe lequel de vos paramètres Options, y compris l'accès donné à d'autres utilisateurs. S'il dispose également de droits d'accès à votre boîte aux lettres, le mandataire peut créer ou modifier les règles et les dossiers. Ce droit permet à un mandataire d'ajouter, de supprimer et de modifier des catégories.
Lire les messages marqués comme étant privés
Lire les éléments marqués comme étant privés. Si vous n'octroyez pas à votre mandataire des droits Privé, il ne pourra pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.
Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire à votre liste d'accès
Cliquez sur Outils, puis sur Options.
Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Droits d'accès des mandataires.
Pour ajouter un utilisateur à la liste, entrez son nom dans la zone correspondante, puis lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.
Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui assigner.
Répétez les étapes 4 et 5 pour assigner des droits à chacun des utilisateurs de la liste d'accès.
Vous pouvez sélectionner Accès tous utilisateurs dans la liste d'accès pour assigner des droits d'accès par défaut à tous les utilisateurs du carnet d'adresses. Par exemple, si vous souhaitez que tous les utilisateurs puissent lire vos messages, vous pouvez assigner les droits Lire à Accès tous utilisateurs.
Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer un utilisateur.
Cliquez sur OK.
Gestion de la boîte aux lettres ou de l'agenda d'un autre utilisateur
Pour pouvoir agir en tant que mandataire d'un utilisateur, celui-ci doit vous assigner les droits correspondants dans sa liste d'accès dans Options. L'accès dont vous disposez dépend des droits qui vous ont été attribués.
Si cela n'a pas déjà été fait, ajoutez le nom d'utilisateur de cette personne dans votre liste des mandataires.
Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur Fichier, puis sur Mandataire.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté).
Cliquez sur le nom du propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous souhaitez accéder.
Lorsque vous avez terminé votre travail dans la boîte aux lettres d'un autre utilisateur, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers, puis cliquez sur votre nom pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle.
Vous pouvez travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes à la fois en ouvrant une nouvelle fenêtre principale pour chaque boîte aux lettres (cliquez sur Fenêtre, sur Nouvelle fenêtre principale, puis basculez vers la boîte aux lettres souhaitée.) Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît en libellé du dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.
Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste des mandataires
Avant que vous puissiez agir en tant que mandataire d'un utilisateur, ce dernier doit vous octroyer les droits de mandataire, dans la liste d'accès des options et vous devez ajouter le nom de cette personne à votre liste des mandataires. L'accès dont vous disposez dépend des droits qui vous ont été attribués.
Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur Fichier, puis sur Mandataire.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté), puis cliquez sur Mandataire.
Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer.
Pour ajouter un utilisateur, tapez son nom dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.
La boîte aux lettres sélectionnée est ouverte. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers.
Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, le nom est ajouté à la liste des mandataires mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.
Pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers, puis cliquez sur votre nom.
Vous avez la possibilité de travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes. (Cliquez sur Fenêtre, sur Nouvelle fenêtre principale, puis basculez vers la boîte aux lettres souhaitée.) Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît en libellé du dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.
La suppression d'un utilisateur de votre liste des mandataires ne vous enlève pas le droit d'intervenir en tant que mandataire de cet utilisateur. Le propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous avez accès doit modifier vos droits dans sa liste d'accès.
Marquage d'un élément comme étant Privé
Vous pouvez limiter l'accès d'un mandataire à certains éléments de votre boîte aux lettres ou de votre agenda en marquant ces éléments comme étant privés.
Lorsque vous marquez un élément Privé, vous empêchez les mandataires non autorisés d'y accéder. Ils n'ont pas accès à cet élément, à moins que vous ne leur accordiez ces droits dans votre liste d'accès.
Si vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous l'envoyez, ni vos mandataires ni ceux du destinataire ne peuvent l'ouvrir sans en avoir l'autorisation. Si vous marquez un élément Privé lorsque vous le recevez, il ne peut pas être lu par vos mandataires non autorisés mais il peut l'être par les mandataires de l'expéditeur. Les rendez-vous marqués comme étant privés apparaissent dans les plages disponibles selon l'état sélectionné lors de leur acceptation.
Dans un élément ouvert, cliquez sur Opérations, puis sur Marquer Privé.
ou
Dans votre agenda, cliquez sur un élément de la liste des rendez-vous, des notes ou des tâches, cliquez sur Opérations, puis sur Marquer Privé.
